Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran (office administration / office management) adalah serangkaian kegiatan dalam hal merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan sampai dengan melaksanakan secara tertib suatu hal.

Dalam sebuah organisasi, kegiatan administrasi perkantoran memegang peranan yang sangat penting dalam terciptanya kegiatan organisasi yang efektif dan efisien.

Nah untuk mengetahui lebih mendalam tentang office administration, mari simak pembahasan-nya dengan seksama!

Pengertian Administrasi

Terdapat 3 pendekatan dalam menjelaskan tentang pengertian dari administrasi, yaitu sebagai berikut.

1. Secara Etimologis

Secara etimologis kata administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “administration” yang mempunyai bentuk infinitif “to administer”.

Kata “to administer” dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English tahun 1974 diartikan sebagai “to direct (menggerakkan)” atau ”to manage (mengelola)”.

Dalam bahasa Belanda kata administrasi adalah “administratie” yang memiliki pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari berbagai kegiatan organisasi, dan manajemen dai sumber daya. Sumber daya yang dimaksud misalnya seperti finansial, personil, dan gudang.

Pengertian, istilah, dan juga hakikat dari administrasi di Indonesia berawal atau berasal dari Eropa Barat atau Eropa Kontinental melalui penjajahan yang dilakukan oleh bangsa Belanda.

Pada masa tersebut kata administrasi diartikan sebagai tata usaha. Hal tersebut dikarenakan orang pribumi pada saat itu diberi pekerjaan dalam bidang tata usaha, maka kegiatan administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha.

Pengertian administrasi sebagai tata usaha merupakan dalam arti sempit.

Hal tersebut dikarenakan masih terdapat makna lain dari kata “administratie” yaitu:

  • Bestuur atau manajemen dari berbagai kegiatan organisasi.
  • Beheer atau manajemen dari berbagai sumber daya seperti personil, material, gudang, finansial, dan lain sebagainya.
  • Organizeren atau pengaturan berbagai tugas atau pekerjaan.
  • Administeren atau tata usaha.
  • Beheren atau memberikan bimbingan.

2. Dalam Arti Sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah suatu penyusunan dan juga pencatatan data dan informasi secara sistematis yang dimaksudkan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan mendapatkannya kembali  secara keseluruhan.

Data dan informasi yang dimaksud adalah berkaitan dengan berbagai macam kegiatan organisasi, baik untuk kepentingan intern atau ekstern.

Dalam arti sempit administrasi lebih tepat disebut sebagai tata usaha. Kegiatan dari tata usaha ini adalah pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke dalam organisasi.

Kegiatan tersebut terdiri dari:

  • Penerimaan
  • Pencatatan
  • Pengklasifikasian
  • Pengolahan
  • Penyimpanan
  • Pengetikkan
  • Penggandaan
  • Pengiriman informasi dan data

Tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan ketatausahaan disebut dengan kantor.

Kantor adalah suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan, personil, peralatan, dan operasi pengelolaan informasi.

Berbagai kegiatan yang ada di dalam tata usaha bisa dirangkum menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut.

  • Korespondensi (Correspondence)

Korespondensi disebut juga kegiatan surat – menyurat. Korespondensi adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi kepada pihak yang dituju.

Kegiatan korespondensi akan menjadi berarti jika informasi yang dikirim mendapatkan jawaban atau balasan dari pihak yang dituju.

Surat adalah salah satu alat atau sarana yang digunakan untuk mengirim atau memberikan informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, atau pun pertanyaan.

  • Ekspedisi (Expedition)

Ekspedisi adalah suatu kegiatan untuk mencatat berbagai informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern atau ekstern organisasi.

Hal tersebut dengan tujuan untuk dapat memudahkan mengetahui atau membuktikan bahwa suatu informasi yang diperlukan sudah dikirim atau diterima oleh orang yang dituju.

  • Pengarsipan (Filing)

Pengarsipan adalah suatu proses pengaturan dan juga penyimpanan informasi dan data secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan juga cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

Informasi tersebut bisa berupa warkat (records). Warkat adalah berbagai catatan tertulis dan bergambar yang dapat memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu mengingat.

Ada pepatah yang mengatakan bahwa “orang bisa lupa, namun warkat selalu ingat”.

Arsip dapat diartikan sebagai suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis.

Oleh karena itu apabila dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan. Kegiatan pengarsipan ini adalah kegiatan tata usaha dan dipandang sebagai suatu kegiatan intern yang melibatkan personil serta sarana dan prasarana tata usaha dalam kerangka kerja sama.

Pengarsipan dilakukan dengan tujuan untuk tercapainya tertib administratif dalam hal informasi.

Dengan demikian akan memperlancar arus informasi khususnya, baik dalam proses komunikasi atau pun dalam proses pengambilan keputusan (decision making process).

3. Dalam Arti Luas

Untuk lebih memahami tentang pengertian dari administrasi secara luas, berikut merupakan pengertian administrasi menurut para ahli.

The Liang Gie (1980)

“Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama mencapai tujuan tertentu.”

Sondang P Siagian (1980)

“Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.”

Stephen P Robbins (1983)

“Administrasi adalah keseluruhan proses dari berbagai kegiatan pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.”

Dwight Waldo (1971)

“Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, dan mempunyai tingkat rasionalitas tinggi.”

 

Pengertian Manajemen

Istilah dari manajemen berasal dari kata “management” yang mempunyai bentuk infinitif “to manage”.

Terdapat istilah lain yang disebut – sebut sebagai asal – usul kata “management” yaitu dalam bahasa Latin, Perancis, dan Italia. Kata tersebut diantaranya manus, mano, manage / menege, meneggie, dan maneggiare.

Di Indonesia kata “management” diartikan dalam beberapa istilah diantaranya seperti: pengaturan, pengelolaan, pengendalian, pengurusan, pembinaan, penguasaan, kepemimpinan, tata pimpinan, ketatalaksanaan, dan lain sebagainya.

Pengertian dari manajemen adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditentukan dengan cara memakai berbagai sumber daya yang ada dengan efisien dan efektif.

Berikut ini merupakan beberapa aspek atau karakteristik yang bisa menjelaskan tentang pengertian dari manajemen.

  • Manajemen Sebagai Proses

Adalah serangkaian tahapan aktivitas yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan cara mendayagunakan berbagai sumber yang ada secara maksimal yaitu dengan efektif dan efisien.

  • Manajemen Sebagai Suatu Fungsi

Adalah serangkaian aktivitas yang berdasarkan pada suatu fungsi tertentu yang saling berhubungan dan bisa dilaksanakan secara bersamaan, sendiri atau saling mendahului tanpa menunggu selesainya aktivitas fungsi lainnya dengan tujuan untuk meraih tujuan organisasi.

  • Manajemen Sebagai Kolektivitas Orang

Pejabat yang mempunyai tanggung jawab pada pelaksanaan kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan sesuai dengan bidang atau unit yang dipimpinnya.

Jabatan dalam organisasi meperlihatkan jabatan kepemimpinan dalam suatu organisasi, misalnya seperti manajer, sub manajer, dan supervisor.

Jabatan tersebut bisanya disebut sebagai manajemen puncak, manajemen tengah, dan manajemen bawah.

  • Manajemen Sebagai Suatu Sistem

Adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari bidang – bidang atau unit atau komponen yang saling berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan dalam kesatuan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

  • Manajemen Sebagai Suatu Ilmu

Manajemen sebagai suatu ilmu mempunyai sifat interdisipliner dalam hal konsep, teori, metode, dan analisa-nya memakai bantuan dari berbagai ilmu misalnya seperti, ekonomi, sosiologi, statistik, atau pun matematik.

  • Manajemen Sebagai Seni

Adalah ketrampilan dalam mendayagunakan sarana dan prasarana, serta menggerakkan dan juga mengarahkan orang dalam kegiatan manajerial.

  • Manajemen Sebagai Profesi

Adalah bidang pekerjaan yang esoterik berdasarkan pada spesialisasi keahlian tertentu, misalnya sama seperti pada bidang kedokteran dan bidang hukum.

 

Pengertian Kantor

Kata kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor” yang mempunyai arti ruangan tempat bekerja atau tempat instansi.

Kemudian dalam bahasa Inggris berasal dari kata “office” yang mempunyai arti tempat untuk memberikan pelayanan atau ruang tempat bekerja.

Pengertian kantor dapat dijelaskan dari sudut pandang yang berbeda yaitu secara dinamis dan secara statis.

Secara dinamis, pengertian kantor adalah berbagai proses dalam menyelenggarakan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, atau pun pendistribusian data.

Jadi dalam arti sempit kantor adalah tempat untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan administrasi.

Secara statis, kantor dapat diartikan sebagai tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, instansi, badan, atau pun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan,pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data.

 

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian dari administrasi dapat dengan dua pandangan yaitu,

Secara sempit, administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan rung lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Secara luas, administrasi perkantoran adalah seluruh aktivitas teknis terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu.

 

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Supaya lebih memahami tentang pengertian administrasi perkantoran, berikut ini adalah beberapa penjelasan yang disampaikan oleh para ahli.

George Terry (1966)

Dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control”, George Terry menjelaskan bahwa:

Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives.”

“Administrasi perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakan agar mencapai berbagai tujuan yang sudah ditentukan di awal.”

Wlilliam Leffingwell dan Edwin Robinson (1950)

Dalam bukunya yang berjudul “Textbook of Office Management” W Leffingwell dan E Robinson menjelaskan bahwa:

Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”

“Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan.”

William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam bukunya yang berjudul “Principles of Business Organization and Operation”, William Spriegel dan Ernest Davies menjelaskan bahwa:

“Administrasi perkantoran adalah suatu pengarahan yang menyeluruh terhadap berbagai kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.”

Arthur Granger

Dalam bukunya yang berjudul “National Office Management Associatio Report”, Arthur Granger menjelaskan bahwa:

“Administrasi perkantoran adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari suatu organisasi.”

W H Evans

Dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”, W H Evans menjelaskan bahwa:

“Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.”

 

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup atau bidang kerja administrasi perkantoran ini meliputi kegiatan yang ada di kantor dan sarana prasarana kerja perkantoran. Berikut ini merupakan ruang lingkup-nya.

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor adalah suatu aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran yang dimana semakin luas tujuan dari suatu organisasi, maka akan semakin luas juga kegiatan perkantoran yang dilakukannya.

Pada umumnya pekerjaan kantor terdiri dari berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan perkantoran.

Berikut merupakan penjelasan dari beberapa kegiatan tersebut.

  • Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran adalah suatu proses untuk menetapkan arah tujuan dari kegiatan kantor, yaitu dengan cara melakukan peninjauan kembali terhadap berbagai faktor yang berpengaruh pada tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran terdiri dari:

1Perencanaan gedung.
2Tata ruang kantor.
3Penerangan atau pencahayaan kantor.
4Ventilasi
5Perlengkapan, peralatan, dan perabotan kantor.
6Metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
7Anggaran (budgeting) perkantoran.
8Standar kualitas kerja.
9Sistem informasi dan telekomunikasi.
Sumber: Diah Wijayanti Sutha (2018:8)
  • Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah suatu pengaturan tentang berbagai macam fungsi dari organisasi dengan pelaksana yang menjalankan berbagai fungsi organisasi tersebut.

Pengorganisasi perkantoran terdiri dari:

1Pembagian pekerjaan dan tugas. Hal tersebut dengan tujuan untuk lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
2Pemeliharaan hubungan kerja yang baik.
3Pengadaan / penyediaan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk dapat memudahkan dalam melakukan pekerjaan.
Sumber: Diah Wijayanti Sutha (2018:9)
  • Pengarah Perkantoran (Office Actuating)

Pengarah perkantoran adalah suatu aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan juga efisiensi dalam melaksanakan kerja secara maksimal sesuai dengan target dan juga sasaran yang sudah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat.

Pengarah perkantoran terdiri dari:

1Melakukan pengawasan terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif.
2Memberikan motivasi terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif.
3Memberikan bantuan kepada tenaga kerja dalam memecahkan suatu masalah pada saat tenaga kerja sedang menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4Penyatuan antara visi misi tenaga kerja dengan organisasi.
5Merancang cara komunikasi yang efektif dan efisien dengan para tenaga kerja. Hal tersebut bertujuan supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan
bisa berjalan dengan baik.
6Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji dan upah kepada tenaga kerja.
Sumber: Diah Wijayanti Sutha (2018:9)
  • Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah suatu aktivitas untuk memastikan bahwa sasaran dan juga perencanaan bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan.

Objek dari pengawasan perkantoran terdiri dari:

1Pemakaian peralatan dan perlengkapan kantor.
2Berbagai metode dan juga standarisasi kantor.
3Kualitas dari pekerjaan kantor.
4Pelayanan kantor
5Waktu
6Biaya perkantoran.
Sumber: Diah Wijayanti Sutha (2018:9)

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

  • Lokasi Kantor

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu faktor keamanan, faktor lingkungan, dan juga faktor harga.

  • Gedung

Dalam hal ini faktor yang harus diperhatikan adalah suatu gedung bisa menjamin keamanan dan kesehatan para tenaga kerja, mempunyai fasilitas yang memadai, dan harga yang kompetitif.

Maksud harga yang kompetitif disini adalah seimbang antara biaya dengan keuntungan yang didapatkan.

  • Peralatan

Perabot kantor terdiri dari meja, kursi, rak, lemari, dan lain sebagainya. Perlengkapan kantor terdiri dari kertas, pena, penghapus, penggaris, dan perlengkapan habis pakai lainnya.

  • Interior

Interior adalah penataan sedemikian rupa perabotan atau perangkat kantor yang berfungsi untuk menunjang dalam pelaksanaan kerja di ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan kantor, jendela, dan lain sebagainya.

  • Mesin Kantor

Mesin kantor ini harus disesuaikan dengan prosedur, metode, dan kebutuhan kantor.

 

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Berikut ini merupakan beberapa karakteristik administrasi perkantoran yang harus kamu laksanakan.

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan yang ada di kantor mempunyai sifat pelayanan yang mempunyai fungsi untuk memudahkan dan meringankan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk membantu pekerjaan lain, supaya bisa bisa berjalan dengan efektif dan efisien.

Dalam suatu organisasi pekerjaan kantor tidak langsung bisa mendatangkan keuntungan, sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.

Tapi produksi atau penjualan tersebut bisa sukses dan mendatangkan keuntungan, jika pekerjaan kantor sukses memberikan pelayanan kebutuhan produksi atau penjualan.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Bersifat dan luas disini maksudnya adalah pekerjaan kantor bisa dilakukan dimana saja tidak hanya sebatas di kantor saja.

Namun bisa juga dilakukan di luar kantor sekalipun. Administrasi perkantoran dibutuhkan dimana saja dan dapat dilaksanakan dalam setiap bidang yang ada di organisasi.

Misalnya seperti seorang petugas sensus melakukan kegiatan administrasi perkantoran yaitu melakukan pencatatan dengan mendatangi setiap rumah.

3. Dilakukan Semua Pihak

Dapat dilakukan semua pihak disini maksudnya adalah administrasi perkantoran bisa dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan tertinggi sampai dengan tenaga kerja yang berada di jabatan paling rendah.

Hal tersebut diakibatkan karena perembetan pekerjaan kantor ke setiap bagian organisasi.

Walaupun pekerjaan kantor bisa dilakukan atau dikerjakan oleh sekelompok pegawai, misalnya tata usaha, namun pekerjaan tersebut akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

Misalnya seperti seorang direktur yang menelpon kantor lain dengan maksud untuk menghimpun data dan informasi atau keterangan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan atau sebaliknya menerima telpon dari kantor lain.

Kemudian seorang mandor pabrik yang mencatat seluruh pegawai yang tidak masuk dan yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor pabrik.

Selanjutnya seorang karyawan dengan posisi jabatan rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering juga memperoleh pekerjaan untuk mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

 

Asas Administrasi Perkantoran

Terdapat beberapa asas administrasi perkantoran, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Asas Perencanaan

Tentunya sebelum melakukan pekerjaan kantor harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu supaya bisa tercapainya tujuan yang sudah ditentukan.

Perencanaan tersebut maksudnya adalah semua prosedur harus diatur dan juga ditentukan sebelum pelaksanaan.

Supaya perencanaan bisa berjalan dengan baik, maka harus ditentukan dasar atau pedoman yang dibutuhkan untuk setiap jenis pekerjaan.

2. Asas Penyederhanaan

Seluruh pekerjaan kantor harus bisa dilaksanakan dengan menggunakan cara yang sederhana dan mudah.

Penyederhanaan ini berarti bahwa se-bisa mungkin menghindari penggandaan arsip yang berlebihan dan segala bentuk tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan.

Seluruh pekerjaan yang tidak terlalu dibutuhkan atau tidak berkaitan dengan hasil kerja yang ingin diraih harus dihilangkan.

Misalnya seperti, apabila terdapat 2 orang yang diberi tugas untuk memelihara arsip, sedangkan jumlah data atau berkas atau informasi yang harus di arsip tidak terlalu banyak yang sebenarnya bisa diurus oleh 1 petugas  saja.

3. Asas Penggabungan

Seluruh pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berhubungan erat sebaiknya digabung.

Misalnya seperti pada pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan dalam mengirimkan surat dapat ditugaskan kepada 1 orang pegawai saja.

 

Manfaat Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran mempunyai beberapa peranan atau manfaat, yaitu sebagai berikut.

  1. Sebagai media komunikasi antar 2 pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau lainnya.
  2. Sebagai jembatan historis untuk bisa membuktikan atau mengungkap kejadian yang sudah terjadi di masa lalu.
  3. Sebagai penghubung semua asal dan tujuan dari setiap pihak dalam organisasi.

 

Fungsi Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut.

1. Fungsi Teknis

Adalah fungsi yang mengaplikasikan ketrampilan dan berhubungan dengan teknologi dengan tujuan untuk memproduksi suatu informasi atau data. Misalnya seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax.

2. Fungsi Rutinitas Pemeliharaan dan Duplikasi

Adalah fungsi untuk melakukan berbagai kegiatan kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, print, dan lain sebagainya.

3. Fungsi Manajerial

Adalah fungsi yang dimana di dalam nya mengandung prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan juga pengawasan kepada setiap sumber daya manusia dan produksi yang ada serta proses kinerja yang dilakukannya.

4. Fungsi Interpersonal

Adalah fungsi yang bisa menjadi dasar atau pedoman bagi pengevaluasian kerja sumber daya manusia yang berhubungan dengan promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja seorang pegawai.

5. Fungsi Analisis

Adalah sebuah fungsi yang menjadikan seluruh proses administrasi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau kebijakan oleh seorang pimpinan.

6. Fungsi Pengingat

Adalah fungsi untuk mengingatkan pihak yang bersangkutan, yang berkaitan dengan suatu dokumen, baik yang tertulis atau pun elektronik akan suatu peristiwa penting.

7. Fungsi Validitas

Adalah fungsi yang dapat memungkinkan suatu dokumen administrasi dapat dijadikan sebagai bukti dari suatu peristiwa atau transaksi jika dibutuhkan pada kemudian hari.

 

Tujuan Administrasi Perkantoran

Berikut in beberapa tujuan dari administrasi perkantoran.

1Memberikan seluruh informasi atau keterangan yang lengkap dan jelas yang dibutuhkan oleh siapa saja, kapan dan dimana hal tersebut dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan efisien.
2Memberikan dan membuat berbagai catatan dan laporan yang cukup dengan menggunakan biaya yang serendah mungkin.
3Memberikan pelayanan pada semua keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan tentang prosedur dan kebijakan.
4Memberikan bimbingan kepada para pegawai dalam mengatasi semua permasalahan yang sulit atau membantu menyelesaikan suatu perselisihan
yang ada.
5Membuat dan menerapkan kebijakan dalam organisasi serta memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
6Melatih dan juga memberikan perintah kepada para pegawai untuk menjalankan tugasnya dengan baik.
7Membuat laporan yang berkaitan dengan adanya aktivitas seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang mempunyai tujuan untuk memverifikasi dan
juga memantau aktivitas kerja dan berupaya untuk mengevaluasi kinerja.
8Merekrut, mewawancarai, dan memilih pegawai.
9Manafsirkan dan juga berupaya untuk mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan juga kebijakan organisasi kepada setiap staff yang berkaitan.
10Melakukan diskusi dengan pegawai tentang prestasi kerja. Hal tersebut untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya serta berupaya untuk menyelesaikan masalah yang sedang terjadi.

Akhir Kata

Demikianlah sedikit penjelasan tentang administrasi perkantoran. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silahkan sampaikan di kolom komentar. Terimakasih.

Tinggalkan komentar