Invoice (faktur) adalah dokumen yang dipakai untuk pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.
Dokumen tersebut biasanya berisikan tentang detail item yang dibeli oleh pembeli, harga satuan, total harga, dan juga tanggal terjadinya transaksi.
Invoice atau faktur ini pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap. Dimana lembar 1 untuk pembeli, lembar ke 2 untuk arsip bagian penjualan, dan lembar ke 3 untuk laporan bagian keuangan.
Invoice atau faktur ini merupakan dokumen yang menunjukan transaksi dilakukan secara kredit atau tidak tunai.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang faktur, mari simak pembahasan dalam artikel ini!!
Pengertian Invoice Menurut Ahli
Supaya kamu lebih memahami tentang pengertian invoice atau faktur, berikut ini merupakan beberapa pendapat yang disampaikan oleh para ahli.
1. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
“Invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pihak pembeli atau pelanggan.”
2. Andrian Sutedi (2014)
“Faktur adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan karena melalui berbagai data yang ada di dalamnya dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik,jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala jenis bea masuk,”
3. Sugeng Hariyanto (2006)
“Invoice adalah suatu catatan yang mencerminkan berbagai barang yang dikirim kepada pembeli beserta dengan harganya.
Catatan tersebut dibuat oleh penjual dan umumnya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan jika pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.”
Fungsi Invoice
Seperti yang sudah dijelaskan dalam penjelasan pengertian invoice sebelumnya, bahwa pada umumnya fungsi dari invoice adalah untuk melakukan penagihan pembayaran atas transaksi pembelian yang dilakukan oleh konsumen.
Lebih detailnya, berikut ini merupakan beberapa fungsi dari faktur atau invoice.
- Alat untuk memberikan informasi tentang barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
- Alat untuk memberikan informasi tentang besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen.
- Sebagai dokumen bukti yang sah pada saat menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
- Sebagai rujukan yang sah apabila barang atau jasa yang tercantum di dalamnya akan dijual lagi ke pihak lain.
- Sebagai dokumen yang sah apabila terjadi salah kirim barang atau perhitungan total tagihan.
Jenis – Jenis Invoice
Pada umumnya terdapat 3 jenis invoice atau faktur yang digunakan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut.
1. Invoice Biasa
Adalah jenis Invoice yang paling sering dipakai ketika terjadi transaksi yang sederhana atau transaksi yang biasa terjadi.
Jenis faktur ini pada umumnya berisi tentang detail item yang dibeli atau dipesan, jumlah item, harga satuan item, dan total harga yang harus dibayar oleh konsumen.
2. Invoice Konsuler
Adalah jenis invoice yang khusus dipakai dalam perdagangan internasional atau dalam kegiatan ekspor impor saja.
Sehingga apabila kamu melakukan kegiatan ekspor impor, maka harus dilengkapi dengan faktur jenis ini.
Dalam prakteknya, faktur jenis ini harus disahkan dan juga mendapatkan izin dari perwakilan negara importir atau atase perdagangan, kantor konsuler, dan juga kedutaan besar negara importir yang berada di negara eksportir.
3. Invoice Proforma
Adalah jenis faktur yang sementara diberikan kepada konsumen sebelum penjual melakukan pengiriman semua barang yang dibeli oleh konsumen.
Artinya pengiriman faktur jenis ini adalah faktur pengganti pada saat barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap.
Sehingga pada saat penjual sudah mengirimkan semua barang yang dibeli oleh konsumen, maka penjual akan memberikan faktur biasa untuk menggantikan faktur proforma.
Jenis faktur ini berisikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut.
- Identitas penjual.
- Tanggal invoice proforma.
- Nama dan juga deskripsi barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
- Harga barang.
- Jumlah pembelian barang.
- Tarif dan jumlah pajak.
- Total pembelian.
- Rincian pembayaran.
- Tanggal jatuh tempo (apabila disetujui).
Software Invoice
Berikut ini merupakan beberapa software invoice yang dapat kamu gunakan untuk dapat memaksimalkan fungsi keuangan perusahaan kamu.
1. FreshBooks
FreshBooks adalah suatu software atau perangkat lunak akuntansi dan keuangan yang banyak memenangkan penghargaan karena berbagai kemudahan yang ditawarkan oleh perangkat ini.
Selain itu software ini adalah solusi cloud terbaik untuk para pemiik usaha kecil. Dengan menggunakan FreshBooks ini kamu dapat melakukan berbagai hal seperti:
- Membuat faktur.
- Mengirim faktur.
- Mencatat pengeluaran.
- Melacak waktu.
- Menerima pembaruan dan berinteraksi dengan klien.
- Dan lain sebagainya.
Di tahun 2019 FreshBook meraih 3 penghargaan dan sertifikasi kualitas diantaranya.
- Best Accounting Software by FinancesOrline.
- Experts’s Choice by FinancesOrline.
- Supreme Software by FinancesOrline.
Dengan fitur yang begitu banyak FreshBooks ini tergolong sangat murah. Terdapat 3 paket yang mereka tawarkan dengan harga yang berbeda – beda, yaitu lite $ 15 / bulan, plus $ 25 / bulan, dan premium $ 50 / bulan.
Selain itu kamu juga bisa melakukan percobaan selama 30 hari. Percobaan tersebut dapat kamu lakukan tanpa dikenai biaya atau GRATIS.
Fitur FreshBooks
Berikut ini merupakan beberapa fitur yang akan kamu dapatkan jika menggunakan FreshBooks.
Selain fiturnya yang banyak software ini juga sudah terintegrasi dengan banyak sistem dan aplikasi bisnis. Untuk lebih jelasnya silahkan kunjungi situs resmi FreshBooks.
2. Oracle Netsuite
Netsuite ERP adalah suatu platform cloud scalable ERP (Enterprise Resource Planning) yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan menengah dan besar yang tumbuh cepat.
Oracle Netsuite ini mampu mengotomatisasikan serangkaian proses bisnis termasuk manajemen inventaris, penagihan, manajemen pesanan, aset tetap, manajemen pendapatan, dan manajemen keuangan.
Harga dari software invoice Oracle Netsuite ini ditawarkan berdasarkan penawaran.
Jadi jika kamu berminat menggunakan software NetSuite ERP sebagai perangkat lunak untuk perusahaan kamu, silahkan hubungi NetSuite untuk mendapatkan harga khusus.
Untuk lebih lengkapnya silahkan kamu bisa mengunjungi situs resmi NetSuite ERP.
Fitur Oracle NetSuite
Berikut ini merupakan beberapa fitur yang akan kamu dapatkan jika menggunakan Oracle NetSuite.
3. Invoiced
Invoiced adalah suatu software otomatisasi piutang dagang berbasis cloud yang dapat membantu untuk mengoptimasikan penagihan dan juga merampingkan pembayaran.
Software ini mempunyai dashboard yang langsung dan mudah dipakai. Yang dimana pengguna bisa mengakses semua kontrol, menu, dan alat kustomisasi yang dibutuhkan.
Selain itu Invoiced juga terintegrasi dengan software akuntansi populer seperti Xero dan Quickbooks.
Dengan demikian tim kamu akan mempunyai seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tugas tanpa berpindah aplikasi.
Invoiced ini menawarkan 2 paket pelayanan yaitu basic dengan harga $ 100 / bulan dan advance $ 500 / bulan.
Kamu juga bisa melakukan percobaan GRATIS selama 14 hari.
Untuk lebih lengkapnya silahkan kamu kunjungi situs resmi Invoiced (https://info.invoiced.com/financesonline).
Fitur Invoiced
Berikut ini merupakan beberapa fitur yang akan kamu dapatkan jika menggunakan Invoiced.
Cara Membuat Invoice Online Gratis Via Canva
Jika kamu ingin membuat invoice dengan tidak menggunakan aplikasi atau software dan GRATIS, kamu bisa mencoba Canva.
Berikut ini merupakan cara membuat invoice dengan menggunakan Canva.
1. Pilihlah Jenis Dokumen
Sebelum kamu memilih jenis dokumen, tentu saja kamu harus login terlebih dahulu di website Canva (https://www.canva.com/) atau aplikasi Canva.
Apabila kamu belum mempunyai akun di Canva, kamu dapat melakukan pendaftaran dengan menggunakan akun Google Mail (Gmail).
Setelah kamu berhasil login, kemudian klik pada kotak pencarian atau klik ikon kaca pembesar yang berada di bagian tengan, dan ketik “invoice”.
Apabila sudah selanjutnya akan muncul ikon invoice dibawahnya, nah tinggal kamu klik saja ikon tersebut.
2. Memilih Template
Setelah kamu meng klik ikon invoice, maka akan muncul halaman baru yang berisi banyak template invoice atau faktur yang bisa kamu pilih sesuai dengan selera kamu.
Lakukanlah scroll ke bawah untuk melakukan pemilihan template. Apabila sudah menemukan template yang kamu sukai, selanjutnya klik template tersebut.
3. Edit Data
Setelah kamu menentukan template faktur yang kamu sukai dan template tersebut sudah muncul di lembar kerja, maka kamu dapat mengedit nya.
Yang harus kamu lakukan untuk bisa mengedit template tersebut adalah dengan melakukan klik pada bagian yang akan kamu edit.
Jika ukuran font terlalu besar ataupun kecil, kamu bisa mengeditnya juga. Kamu hanya perlu menyorot tulisan yang akan kamu ubah ukuran font nya dan selanjutnya klik ukuran font pada bagian atas halaman kerja.
Mungkin kamu kurang suka dengan jenis font nya?
Tenang saja, kamu juga bisa mengubah jenis font sesuai dengan apa yang kamu inginkan.
4. Download File
Setelah semua proses edit sudah selesai dilakukan, saat nya kamu melakukan download file yang sudah kamu buat.
Yang harus kamu lakukan hanya mengklik ikon “cetak kop surat” pada bagian pojok kanan atas lembar kerja.
Kemudian akan muncul beberapa pilihan, kamu pilih “unduh”. Setelah klik unduh akan muncul beberapa format dokumen yang akan menjadi output.
Misalnya seperti PDF, JPG, PNG, Video, Gif, dan lain sebagainya. Jika kamu menginginkan format gambar untuk hasil CV nya maka kamu pilih JPG atau PNG.
Kemudian untuk dapat mendownload secara gratis kamu pilih “unduh draft dengan watermark gratis”.
Oke setelah itu kamu hanya perlu menunggu sampai proses download berhasil.
Tips Memilih Software Invoice
Apabila kamu adalah staf akuntansi atau perpajakan atau yang mempunyai kewenangan terkait dengan software atau aplikasi apa saja yang akan digunakan untuk mempermudah pekerjaan kamu di kantor, maka terdapat beberapa tips yang perlu kamu perhatikan, yaitu sebagai berikut.
1. Sesuai Standar Laporan Keuangan Indonesia dan SOP Perusahaan
Invoice atau faktur adalah bagian dalam laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, pastikanlah bahwa software atau aplikasi yang dipilih sudah sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK).
Sesuai dengan SAK disini dalam kaitannya dengan penyajian informasi suatu kegiatan usaha yang diberlakukan secara resmi di Indonesia.
Standar tersebut juga berlaku supaya laporan keuangan mempunyai keseragaman informasi yang tercantum di dalamnya.
Sebuah software invoice atau faktur yang baik tentu saja menyediakan berbagai pilihan berdasarkan dengan jenis perusahaan.
Karena perbedaan jenis perusahaan tersebutlah, tentunya berbeda pula bentuk laporan keuangan yang dipakai.
Perbedaan bentuk laporan keuangan tersebut, maka berbeda pula format invoice yang digunakan oleh suatu perusahaan.
Misalnya seperti perbedaan jenis laporan keuangan dalam perusahaan jasa, dagang, dan juga manufaktur.
2. Keamanan Data
Selain berhubungan dengan sistem laporan keuangan yang ada di Indonesia dan juga SOP perusahaan, hal lainnya yang harus kamu perhatikan terkait dengan pemakaian software invoice adalah keamanan data.
Keamanan data ini sangatlah penting, apalagi kaitannya dengan berbagai data yang berhubungan dengan informasi keuangan sebuah perusahaan.
Kamu harus memastikan bahwa layanan penyedia software tersebut sudah lulus sertifikasi keamanan yang disahkan oleh pemerintah.
Jangan sampai terjadi data atau informasi perusahaan yang sangat rahasia bocor ke tangan pesaing.
3. Jaminan Pelayanan
Pengelolaan keuangan suatu perusahaan adalah sesuatu yang sangat penting. Oleh karena itu, kamu harus memilih penyedia layanan software yang mempunyai standar pelayanan yang terbaik.
Hal tersebut dikarenakan standar pelayanan adalah dasar / pedoman / tolak ukur dalam melaksanakan kegiatan jasa.
Tentu saja hal tersebut sangatlah mendasar, kamu harus memastikan email dan nomor telepon CS (customer service) yang diberikan oleh penyedia layanan bisa dihubungi.
Gunanya adalah untuk meminta bantuan kepada penyedia layanan, mulai dari proses pencarian informasi seputar software invoice (sebelum pemakaian) sampai dengan apabila terjadi error pada software.
4. Up to Date
Secara teknis kamu harus memastikan bahwa apakah teknologi yang dipakai oleh penyedia layanan software invoice yang kamu gunakan sudah mendukung teknologi terbaru.
Hal tersebut tentu saja menjadi pertimbangan tersendiri bagi perusahaan. Apabila sudah mendukung teknologi terbaru, maka software bisa selalu diperbarui seiring dengan pembaruan perangkat lunak yang terdapat di dalam sistem komputer yang digunakan.
Pembaruan pada software tersebut tentunya menjadi sesuatu yang sangat penting.
Hal tersebut karena tentunya akan berpengaruh terhadap kemampuan, fitur, database, dan juga kecepatan akses.
Paling tidak dalam jangka waktu 3 sampai dengan 5 tahun ke depan, perusahaan kamu tidak akan mengalami kebingungan berkaitan dengan hal tersebut.
5. Sistem Terintegrasi
Setelah 4 hal yang sudah dijelaskan sebelumnya terpenuhi, selanjutnya akan lebih baik apabila software yang perusahaan kamu gunakan sudah mempunyai fungsi yang terintegrasi.
Tidak hanya bisa mengelola invoice saja, misalnya juga bisa secara otomatis melakukan penjurnalan pada saat pembuatan invoice.
Banyak penyedia layanan software yang memberikan penawaran berbagai macam fungsi yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan.
Daripada memilih software yang berbeda – beda untuk setiap fungsi dalam hal keuangan, alangkah baiknya jika perusahaan kamu menggunakan software yang sudah menyediakan berbagai layanan dalam satu software.
Tentu saja hal tersebut akan sangat menghemat biaya yang perusahaan kamu keluarkan.
Tips Agar Invoice Berjalan Lancar / Efektif
Pembuatan invoice ini tidak akan berguna jika konsumen tidak membayar tagihan dengan tepat waktu.
Sebab pembayaran yang dilakukan oleh konsumen sangat berhubungan erat dengan berjalannya kegiatan operasional perusahaan.
Apabila pembayaran tidak lancar, tentu saja bisa menyebabkan bisnis kamu menjadi terhambat.
Supaya dapat meminimalkan kemungkinan invoice tidak efektif, berikut ini ada beberapa tips yang bisa kamu coba.
1. Mudah Dipahami dan Jelas
Tips yang pertama adalah, pastikanlah kamu membuat faktur atau invoice yang mudah dimengeti oleh konsumen dan detail.
Hal tersebut dikarenakan tidak semua konsumen adalah orang yang paham tentang ilmu akuntansi.
Oleh karena itu sangat penting untuk bisa membuat faktur dengan berbagai istilah yang mudah dipahami. Selain itu kamu juga bisa memberikan keterangan apabila terdapat istilah – istilah yang kemungkinan membuat bingung konsumen.
Invoice yang dikirimkan kepada konsumen harus lah jelas. Bisa saja keterlambatan dalam pembayaran tagihan disebabkan karena detail faktur perusahaan yang membuat bingung konsumen.
Kamu dapat memberikan format bold atau tebal pada tanggal jatuh tempo. Hal tersebut sebagai tanda kolom tersebut harus mendapatkan perhatian lebih.
2. Reward & Punishment
Metode ini sangat lah efektif untuk digunakan. Ketika terjadi transaksi cantumkanlah di dalam faktur, bahwa pihak perusahaan akan memberikan reward jika konsumen membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati.
Reward tersebut bisa berupa diskon, poin undian, dan lain sebagainya. Sebaliknya jika konsumen tidak membayar tagihan tidak tepat waktu, maka akan diberikan punishment.
Fungsi dari punishment ini adalah memberikan efek jera, dan diharapkan nantinya konsumen akan belajar untuk membayar tagihan tepat pada waktu yang sudah ditentukan.
Punishment ini dapat berupa denda atau bunga, atau bisa juga pembekuan pemesanan barang selanjutnya apabila dilakukan secara kredit.
3. Alternatif Pembayaran / Metode Pembayaran yang Fleksibel
Terkadang metode pembayaran menjadi salah satu alasan yang menyebabkan konsumen terlambat untuk melakukan pembayaran.
Hal tersebut bisa saja dikarenakan tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang konsumen gunakan.
Oleh karena itu pihak perusahaan harus bisa menyediakan berbagai macam metode pembayaran supaya mudah dijangkau oleh konsumen.
4. Kirim Invoice Secepatnya
Setelah proses pengiriman barang kepada konsumen sudah dilakukan dan seluruh perjanjian sudah beres, alangkah baiknya jika kamu segera mengirimkan invoice kepada konsumen.
Dengan mengirimkan faktur dengan cepat, tentu saja akan mendorong konsumen untuk membayar tagihan lebih cepat.
Karena konsumen bisa mengatur atau mempersiapkan dana untuk melakukan pembayaran.
5. Ramah Terhadap Konsumen
Dalam melakukan bisnis attitude juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam melakukan kegiatan bisnis dengan siapa saja.
Bersikaplah ramah kepada para konsumen, ucapkan terimakasih ketika selesai melakukan transaksi dan ketika tagihan sudah dilunasi oleh konsumen.
Memberikan kabar atau informasi apabila perusahaan sudah mengirimkan invoice kepada konsumen juga merupakan salah satu sikap ramah.
Selain mengingatkan secara tidak langsung berkaitan dengan tagihan yang belum dibayarkan, konsumen juga akan merasa diperhatikan dengan khusus.
Kenyamanan yang terbangun antara perusahaan dengan konsumen tentu saja akan membangun rasa segan konsumen jika membayar tagihan melebihi jatuh tempo.
6. Down Payment (DP)
Sebaiknya dalam setiap transaksi yang dilakukan dengan metode kredit, mintalah down payment (DP) atau uang muka kepada konsumen.
Tentukanlah berapa persen DP yang harus dibayarkan konsumen dari total harga barang yang dibeli konsumen.
Kamu tidak perlu ragu untuk meminta DP kepada konsumen, karena hal tersebut adalah suatu hal yang wajar.
Selain itu DP yang dibayarkan oleh konsumen juga bisa membantu sirkulasi kegiatan operasional perusahaan.
Akhir Kata
Demikianlah sedikit pembahasan tentang invoice atau faktur. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu.
Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silahkan sampaikan saja di kolom komentar. Terimakasih.