Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil/petty cash/bon cash adalah uang yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan menggunakan cek.

Dana kas kecil ini akan diserahkan kepada seorang kasir yang khusus memegang petty cash, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran.

Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan dari pemegang petty cash jika dana petty cash sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik (seminggu, atau sebulan sekali).

Karakteristik / Ciri Petty Cash

Berikut merupakan 5 karakteristik dari petty cash:

  1. Jumlahnya ditetapkan dan dibatasi dalam jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan dari suatu perusahaan yang bersangkutan.
  2. Dipakai sebagai alat untuk membayar berbagai transaksi yang rutin dilakukan setiap hari yang nominal-nya kecil.
  3. Pengisian kembali untuk dana petty cash dilakukan secara rutin dengan jumlah tertentu yang sesuai dengan SOP akuntansi keuangan yang berlaku.

 

Fungsi

  1. Digunakan sebagai alat untuk membayar setiap pengeluaran yang jumlah nominalnya kecil.
  2. Menjadikan sistem pembayaran menjadi lebih praktis untuk setiap pengeluaran yang mendadak, mendesak, dan jumlah nominal-nya yang kecil.
  3. Menangani perbekalan dan perlengkapan yang ada di kantor suatu perusahaan.
  4. Mengoptimalkan kinerja karyawan untuk melakukan pelayanan kepada para pelanggan dan relasi bisnis pimpinan perusahaan.

 

Sistem / Metode Pencatatan

  • Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dalam metode ini dana kas kecil besarnya selalu sama atau tetap, sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh manajemen, sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam petty cash.

Pencatatan dalam petty cash hanya dilakukan apabila ada penambahan/pengisian kembali dana petty cash.

Dalam hal ini kasir harus mengumpulkan berbagai bukti pengeluaran dan membuat catatan intern yang akan digunakan untuk mengajukan penggantian pada cash pusat.

Supaya jelas rincian tentang pengeluaran petty cash, pemegang petty cash harus membuat buku petty cash, yang kolom – kolom nya disesuaikan dengan kebutuhan.

Berikut merupakan contoh bentuk buku petty cash:

  • Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

Dalam metode yang satu ini besarnya dana petty cash berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut petty cash. Setiap terjadi perubahan jumlah mata uang dalam petty cash selalu diadakan pencatatan.

Perbedaan cara pencatatan dana petty cash dengan sistem dana tetap atau imprest fund system dengan system dana tidak tetap atau fluctuation fund system dapat digambarkan sebagai berikut.

Baca Juga: Kas (Cash)

 

Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Tidak Tetap

1. Sistem Dana Tidak Tetap

CV. Mastah Bisnis
Jurnal umum
Periode: Bulan Tahun
TanggalKeteranganPencatatan dalam Jurnal
Sistem dana tidak tetap
Nama AkunDebet (Rp)Kredit (Rp)
Pembentukan dana kas kecil.Kas Kecil$$$$
       Kas$$$$
Pengeluaran dari kas kecil, misalnya
seperti pembelian materai, perangko,
pembayaran listrik, air, dan lain
sebagainya.
Biaya perangko dan materai$$$$
Biaya listrik, air, dan telepon$$$$
Biaya…….$$$$
       Kas kecil$$$$
Pengisian kembali dana kas kecil.Kas kecil$$$$
       Kas$$$$
Penyetoran kembali ke dalam kas,
karena dana kas kecil dianggap terlalu
besar.
Kas$$$$
       Kas kecil$$$$

2. Sistem Dana Tetap

CV. Mastah Bisnis
Jurnal Umum
Periode: Bulan Tahun
TanggalKeteranganPencatatan dalam Jurnal
Sistem dana tetap
Nama AkunDebet (Rp)Kredit (Rp)
Pembentukan dana kas kecil.Kas Kecil$$$$
       Kas$$$$
Pengeluaran dari kas kecil, misalnya
seperti pembelian materai, perangko,
pembayaran listrik, air, dan lain
sebagainya.
Tidak Dijurnal
Pengisian kembali dana kas kecil.Biaya perangko dan materai$$$$
Biaya listrik, air, dan telepon$$$$
Biaya…….$$$$
       Kas$$$$
Penyetoran kembali ke dalam kas,
karena dana kas kecil dianggap terlalu
besar.
Kas$$$$
       Kas kecil$$$$

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut:

Contoh Soal

Subur Jaya menyelenggarakan petty cash untuk berbagai pengeluaran kecil. Petty cash tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 1994 dengan menerima uang sebanyak Rp. 200.000 dari cash pusat.

Untuk selanjutnya petty cash akan diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang berhubungan dengan petty cash selama bulan Desember 1994 adalah sebagai berikut:

Desember 3Dibeli perangko Rp. 10.000 dan materai Rp. 10.000 (suplai kantor).
Desember 7Dibayar rekening listrik Rp. 40.000 dan air Rp. 20,000.
Desember 10Dana petty cash diisi kembali.
Desember 12Dibayar biaya telegram Rp. 15.000 dan biaya iklan pada harian kompas Rp. 40.000.
Desember 15Dana petty cash dianggap terlalu besar, maka Rp. 50.000 disetor kembali ke cash.
Desember 18Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp. 25.000.
Desember 22Dibayar biaya telegram Rp. 20.000.
Desember 25Dana petty cash diisi kembali.
Desember 28Dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp. 15.000 (biaya rupa-rupa).
Desember 30Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp. 30.000.

Diminta

Catatlah transaksi diatas ke dalam:

  1. Buku petty cash
  2. Jurnal umum, jika dengan menggunakan metode/system:
  3. Sistem dana tetap (imprest fund system)
  4. Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Jawab

a. Buku petty cash (desember 1994)

buku kas kecil

b. Jurnal Umum(desember 1994)

contoh sistem dana kas kecil tetap kas kecil
contoh sistem dana kas kecil tidak tetap kas kecil

Mencatat Saldo Kas Kecil di Neraca

Apabila menggunakan sistem dana tetap, saldo petty cash dicatat sebesar dana petty cash yang ditetapkan.

Dari contoh yang sudah diuraikan diatas , maka neraca petty cash dicatat sebesar Rp. 150.000 (ditetapkan sebesar Rp.200.000, kemudian dikembalikan sebesar Rp. 50.000 karena dianggap terlalu besar atau tinggi).

Karena petty cash hanya diisi kembali setiap tanggal 10 dan juga 25, maka sampai dengan tanggal 31 Desember 1994 terdapat pengeluaran petty cash yang belum diganti sebesar Rp. 70.000 yaitu pengeluaran pada tanggal 26,28 dan juga 30 Desember 1994.

Sehingga pada tanggal 31 Desember 1994 perlu disesuaikan dengan membuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

Pada awal tahun berikutnya, yaitu 1 Januari 1995 perlu dibuat jurnal pembalik (reversing entries/readjustment) supaya saldo rekening kas kecil tetap seperti semula, dan pengisian kembali petty cash berikutnya sesuai dengan cara yang dilakukan sebelumnya.

Jurnal pembalik/readjustment/reversing entries

Tujuan dibuatnya jurnal penyesuaian pada tanggal 31 Desember 1994 adalah untuk menyamakan jumlah saldo rekening petty cash dengan saldo uang yang sebenarnya ada.

Sedangkan tujuan dibuatnya jurnal pembalik adalah untuk mengembalikan posisi petty cash seperti semula, sehingga pada waktu diadakan pengisian kembali dapat dilakukan seperti yang sudah lazim dilakukan dan tidak terjadi kesalahan.

Apabila menggunakan sistem dana tidak tetap, saldo petty cash dicatat sebesar sisa dana petty cash yang sebenarnya pada saat itu.

Dari contoh yang sudah diuraikan di atas saldo cash di neraca dicatat sebesar Rp. 80.000 (Rp. 150.000 – Rp. 70.000).

Dalam sistem dana tidak tetap, saldo dana petty cash yang sebenarnya ada, harus sama dengan saldo menurut catatan (buku), karena setiap terjadi penerimaan maupun pengeluaran selalu dicatat dalam rekening (akun) kas kecil, sehingga tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian.

Akhir Kata

Demikianlah sedikit pembahasan mengenai petty cash. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada saran, kritik, atau pertanyaan silahkan sampaikan dalam kolom komentar. Terimakasih.

Tinggalkan komentar