√ Kas Kecil | Metode, Fungsi, Tujuan, Contoh Soal, Jawaban

Kas kecil/petty cash/bon cash adalah uang yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan menggunakan cek.

Dana kas kecil ini akan diserahkan kepada seorang kasir yang khusus memegang petty cash, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran.

Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan dari pemegang petty cash jika dana petty cash sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik (seminggu, atau sebulan sekali).

Karakteristik / Ciri Petty Cash

Berikut merupakan 5 karakteristik dari petty cash:

1. Jumlahnya ditetapkan dan dibatasi dalam jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan dari suatu perusahaan yang bersangkutan.
2. Dipakai sebagai alat untuk membayar berbagai transaksi yang rutin dilakukan setiap hari yang nominal-nya kecil.
3. Pengisian kembali untuk dana petty cash dilakukan secara rutin dengan jumlah tertentu yang sesuai dengan SOP akuntansi keuangan yang berlaku.

Fungsi

1. Digunakan sebagai alat untuk membayar setiap pengeluaran yang jumlah nominalnya kecil.
2. Menjadikan sistem pembayaran menjadi lebih praktis untuk setiap pengeluaran yang mendadak, mendesak, dan jumlah nominal-nya yang kecil.
3. Menangani perbekalan dan perlengkapan yang ada di kantor suatu perusahaan.
4. Mengoptimalkan kinerja karyawan untuk melakukan pelayanan kepada para pelanggan dan relasi bisnis pimpinan perusahaan.

Sistem / Metode Pencatatan

• Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dalam metode ini dana kas kecil besarnya selalu sama atau tetap, sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh manajemen, sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam petty cash.

Pencatatan dalam petty cash hanya dilakukan apabila ada penambahan/pengisian kembali dana petty cash.

Dalam hal ini kasir harus mengumpulkan berbagai bukti pengeluaran dan membuat catatan intern yang akan digunakan untuk mengajukan penggantian pada cash pusat.

Supaya jelas rincian tentang pengeluaran petty cash, pemegang petty cash harus membuat buku petty cash, yang kolom – kolom nya disesuaikan dengan kebutuhan.

Berikut merupakan contoh bentuk buku petty cash:

• Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

Dalam metode yang satu ini besarnya dana petty cash berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut petty cash.

Setiap terjadi perubahan jumlah mata uang dalam petty cash selalu diadakan pencatatan.

Perbedaan cara pencatatan dana petty cash dengan sistem dana tetap atau imprest fund system dengan system dana tidak tetap atau fluctuation fund system dapat digambarkan sebagai berikut.

Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Tidak Tetap

1. Sistem Dana Tidak Tetap

2. Sistem Dana Tetap

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut:

Contoh Soal

Subur Jaya menyelenggarakan petty cash untuk berbagai pengeluaran kecil. Petty cash tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 1994 dengan menerima uang sebanyak Rp. 200.000 dari cash pusat.

Untuk selanjutnya petty cash akan diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang berhubungan dengan petty cash selama bulan Desember 1994 adalah sebagai berikut:

Diminta

Catatlah transaksi diatas ke dalam:

1. Buku petty cash
2. Jurnal umum, jika dengan menggunakan metode/system:
3. Sistem dana tetap (imprest fund system)
4. Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Jawab

a. Buku petty cash (desember 1994)

b. Jurnal Umum(desember 1994)

Mencatat Saldo Kas Kecil di Neraca

Apabila menggunakan sistem dana tetap, saldo petty cash dicatat sebesar dana petty cash yang ditetapkan.

Dari contoh yang sudah diuraikan diatas , maka neraca petty cash dicatat sebesar Rp. 150.000 (ditetapkan sebesar Rp.200.000, kemudian dikembalikan sebesar Rp. 50.000 karena dianggap terlalu besar atau tinggi).

Karena petty cash hanya diisi kembali setiap tanggal 10 dan juga 25, maka sampai dengan tanggal 31 Desember 1994 terdapat pengeluaran petty cash yang belum diganti sebesar Rp. 70.000 yaitu pengeluaran pada tanggal 26,28 dan juga 30 Desember 1994.

Sehingga pada tanggal 31 Desember 1994 perlu disesuaikan dengan membuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

Pada awal tahun berikutnya, yaitu 1 Januari 1995 perlu dibuat jurnal pembalik (reversing entries/readjustment).

Tujuannya adalah supaya saldo rekening kas kecil tetap seperti semula, dan pengisian kembali petty cash berikutnya sesuai dengan cara yang dilakukan sebelumnya.

Jurnal pembalik/readjustment/reversing entries

Tujuan dibuatnya jurnal penyesuaian pada tanggal 31 Desember 1994 adalah untuk menyamakan jumlah saldo rekening petty cash dengan saldo uang yang sebenarnya ada.

Sedangkan tujuan dibuatnya jurnal pembalik adalah untuk mengembalikan posisi petty cash seperti semula, sehingga pada waktu diadakan pengisian kembali dapat dilakukan seperti yang sudah lazim dilakukan dan tidak terjadi kesalahan.

Apabila menggunakan sistem dana tidak tetap, saldo petty cash dicatat sebesar sisa dana petty cash yang sebenarnya pada saat itu.

Dari contoh yang sudah diuraikan di atas saldo cash di neraca dicatat sebesar Rp. 80.000 (Rp. 150.000 – Rp. 70.000).

Dalam sistem dana tidak tetap, saldo dana petty cash yang sebenarnya ada, harus sama dengan saldo menurut catatan (buku), karena setiap terjadi penerimaan maupun pengeluaran selalu dicatat dalam rekening (akun) kas kecil, sehingga tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian.

Akhir Kata

Demikianlah sedikit pembahasan mengenai petty cash. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu.

Jika ada saran, kritik, atau pertanyaan silakan sampaikan dalam kolom komentar. Terima kasih.