Diketahui dalam kehidupan membutuhkan sebuah manajemen, bahkan organisasi yang terkecil seperti keluarga atau individu memerlukan persiapan sebuah manajemen.
Manajemen berperan sebagai proses yang digunakan untuk mengukur dan mengelola sesuatu agar mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.
Di era sekarang ini dengan teknologi yang semakin berkembang, sudah dipastikan semua akan ketergantungan dengan teknologi.
Dalam segi bisnis sendiri, sistem informasi manajemen menjadi salah satu penerapan teknologi dalam bisnis.
Dalam dunia bisnis, sistem informasi manajemen adalah piranti yang digunakan untuk mendukung proses operasional, evaluasi serta teknologi dan informasi.
Layaknya sebuah alat yang memindahkan data dan mengelola informasi yang dihasilkan.
Sistem ini digunakan dengan tujuan membantu para bisnis berjalan dengan baik. Tentunya akan membantu bisnis dalam hal mengontrol dan mengurus berbagai informasi dengan baik dan tertata.
Nah tentunya sistem informasi manajemen ini memiliki banyak fungsi bagi dunia bisnis.
Untuk lebih jelasnya simak artikel ini yang akan membahas tuntas mengenai “Sistem Informasi Manajemen”.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal dalam bisnis meliputi dokumen manusia, teknologi, dan prosedur akuntasni manajemen.
Menurut buku Sistem Informasi Manajemen SDM, dijelaskan bahwa sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari sistem manajemen yang bertujuan mendukung operasional manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
Sistem informasi manajemen berbeda dengan sistem informasi biasa karena sistem ini digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan pada kelompok metode manajemen informasi yang saling terikat terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Perbedaan sistem informasi manajemen dengan sistem informasi biasa lainnya adalah karena sistem ini secara otomatis dapat menyajikan analisis terhadap sistem informasi lain.
Tujuan utama dari sistem informasi manajemen adalah memecahkan berbagai masalah dalam bisnis dalam hal pelayanan, biaya produk, dan strategi bisnis.
Sistem ini juga digunakan untuk menganalisi sistem informasi pada penerapan aktivitas operasional organisasi.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Para Ahli
Adapun pengertian sistem informasi manajemen menurut para ahli, diantaranya :
1. Bodnar dan Hopwood
Adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.
2. Turban, McLean, dan Waterbe
Dalam buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages, Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik
3. Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
4. McLeod
Sistem informasi manajemen diartikan sebagai sebuah sistem berotak komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan sama.
Layanan ini menyediakan informasi mengenai sesuatu yang telah, sedang, dan apa yang kemungkinan terjadi untuk waktu yang akan datang.
Informasi yang tersedia baik yang berupa laporan periodik, laporan khusus maupun dari data output simulasi matematika tersebut nantinya dapat digunakan pengelola perusahaan untuk proses analisis dan pemecahan masalah serta pembuatan kebijakan.
5. O’brien
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.
6. L. James Havery
Menurut James, pengertian management information system adalah adalah prosedur logis dan rasional untuk melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.
7. Azhar Susanto
Sistem manajemen sistem sebagai kumpulan atau grup dari subsistem atau bagian atau komponen apapun biak fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan berkenaan dengan pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
8. James A.F Stoner
Sedangkan James A.F Stoner memiliki pandangan lain berhubungan dengan pengertian sistem informasi manajemen.
Menurutnya sistem informasi manajemen merupakan satu metode yang resmi yang digunakan untuk menjamin ketersediaan informasi yang tepat dan akurat serta up to date.
Agar bisa segera digunakan oleh manajemen dalam melakukan analisis dan pengambilan keputusan.
Diharapkan dengan sistem ini akan terjadi proses manajemen di dalam sebuah perusahaan yang berjalan lebih efektif.
9. Danu Wira Pangestu
Pengertian sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan interaksi sistem informasi yang bertanggung jawab dan bertugas mengumpulkan serta mengelola data untuk menyediakan layanan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian.
10. Davis
Management information system merupakan sebuah sistem terintegrasi yang digunakan dalam penyajian informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di sebuah organisasi.
11. Moekijat
Menurut Moekijat adalah jaringan pengolah data dari sebuah organisasi dan diperlukan untuk memberikan data yang bersifat intern maupun ekstern sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen memiliki fungsi yang berdampak baik terhadap operasional suatu perusahaan.
Fungsinya menjadi banyak sekali, tidak terbatas pada pihak manajemen saja, melainkan juga bagi bisnis secara keseluruhan.
Berikut beberapa fungsi dari sistem informasi manajemen diantaranaya :
- Memudahkan bagian manajemen melakukan perencanaan, pengawasan, serta pengarahan kerja bagi semua departemen yang dikoordinirnya.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengolahan data, karena data yang adalah dalam sistem informasi suatu manajemen adalah data yang telah tersaji secara akurat dan bersifat real time.
- Meminimalisasi biaya dan meningkatkan produktivitas suatu perusahaan atau organisasi.
- Sebagai sarana peningkatan sumber daya manusia, karena dalam pelaksanaannya diperlukan unit kerja yang terstruktur dan terkoordinir yang berbasis teknologi.
- Memiliki peran penting dalam proses pengambilan keputusan dalam bisnis. Karena keputusan dibuat dengan informasi relevan dan hanya diambil dari sistem informasi manajemen.
- Membantu dalam membangun hubungan sehat antara setiap orang melalui pertukaran informasi yang tepat.
- Memudahkan bagian manajemen melakukan perencanaan, pengawasan, dan pengarahan kerja bagi semua departemen yang akan dikoordinasikan.
- Sebagai sarana peningkatan SDM dengan ketersediaan unit kerja sistematis dan terkoordinasi berbasis teknologi.
- Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data yang lebih realtime dan akurat.
- Membantu dalam membandingkan kinerja bisnis. Sistem ini menyimpan semua histori data dan informasi dalam basis data yang menyebabkan sistem ini sangat berguna.
Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Pengelolaan sistem digunakan untuk mengolah berbagai informasi sebuah perusahaan. Kemudian ada beberapa karakteristik dalam sistem informasi manajemen diantaranya:
- Dibuat dengan perencanaan yang matang.
- Memberikan banyak sudut pandang secara menyeluruh dari dinamika dan struktur organisasi.
- Bekerja dalam sistem yang lengkap dan komprehensif yang aman serta mencakup semua interkoneksi serta sub-sistem dalam sebuah organisasi.
- Dilakukan dengan cara top-down, yaitu sebagai suatu cara untuk mengambil keputusan dan manajemen harus aktif dalam hal mengambil bagian serta memberikan arahan yang selaras dalam pengembangan sistem informasi manajemen.
- Mengurus berbagai macam situasi luar biasa dan kemudian melaporkan hal tersebut.
- Membuat suatu prakiraan dan menghasilkan informasi yang canggih sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif. Selain itu, pengambilan keputusan juga bisa dilakukan melalui cara prakiraan tersebut.
- Bisa menciptakan suatu hubungan antara sub sistem dalam organisasi sehingga proses pengambilan keputusan dapat diambil secara tepat berdasarkan pandangan yang terintegrasi.
- Memungkinkan suatu arus informasi yang mudah dengan berbagai sub sistem sehingga bisa menghindari berbagai kesalahan. Dalam hal ini, memiliki artian yang mana harus bisa menyederhanakan suatu operasi dengan banyak kepraktisan di dalamnya.
- Memiliki basis data yang baik sehingga dapat menopang sistem dengan kuat.
- Bersifat fleksibel sehingga mudah untuk dibagikan kepada sistem yang lebih kecil.
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen
Sitem informasi manajemen memiliki peran penting dalam pelaksanaan dan perencanaan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau bidang usaha.
Kemudian ada beberapa tujuannya sebagai berikut:
- Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
- Memudahkan pekerjaan dan pengelolaan manajemen dalam suatu perusahaan atau bisnis.
- Memecahkan berbagai masalah dalam bisnis yang meliputi layanan, biaya produk, serta strategi bisnis.
Dari beberapa tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen
Selain itu, seorang manajer juga sangat perlu untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan informasi tersebut.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja.
Dengan adanya sistem informasi manajemen diharapkan perusahaan dapat mengantisipasi dan memahami peluang ekonomis dalam menerapkan teknologi baru.
Sebuah bisnis akan terbantu dalam menjamin kualitas ketrampilan SDM dalam pemanfaatannya.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen memiliki banyak sekali manfaat sangat penting dalam keberlangsungan bisnis atau perusahaan. Berikut diantaranya :
- Manajer dapat membandingkan hasil kinerja yang telah direncanakan serta dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan dalam kinerja dan rencana bisnis.
- Seorang manajer juga dapat memiliki kemampuan untuk menerima umpan balik dari kinerja bisnis yang dijalankan.
- Manajemen mendapatkan gambaran umum dari setiap operasi yang dilaksanakan.
- Banyak keputusan yang dialihtugaskan dari manajemen atas menuju ke level organisasi yang lebih efisien, dengan memperhatikan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.
- Organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari investasi dengan cara melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan semestinya atau tidak.
- Perusahaan dapat mendorong proses peningkatan alur kerja, sehingga menghasilkan penyelarasan terhadap proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan setiap pelanggan.
- Meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia sehingga dalam sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisir.
Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas sebagai berikut :
1. Perencanaan
Formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.
Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pengendalian
Perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran.
Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
3. Pengambilan Keputusan
Proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan.
Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian.
Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih.
Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Komponen Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem informasi manajemen dibangun dengan beberapa komponen yang saling berkaitan dan memiliki pengaruh terhadap informasi satu dengan informasi yang lain.
Perancangan sebuah SIM melibatkan komponen, diantaranya :
1. Manusia
Manusia merupakan peranan yang sangat penting.
Peran dari manusia sendiri adalah merancang, mengolah, mengoperasikan, membangun, dan menggunakan sistem tersebut.
Sehingga informasi yang dihasilkan pada SIM akan memberi manfaat bagi manusia dan bisnis yang dijalankan.
Sumber daya manusia sangat diperlukan agar terciptanya sebuah sistem yang berjalan dengan baik dan semestinya.
2. Informasi
Sistem informasi manajemen dibuat oleh manusia untuk menghasilkan informasi dari data yang bersifat mentah sehingga menjadi data yang dapat diolah dan dapat berguna bagi bisnis.
Informasi yang berguna disini adalah informasi yang relevan, dapat dibandingkan, memiliki akurasi tinggi, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan.
3. Sistem
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem besar dimana terbentuk dari beberapa subsistem yang berbeda tugasnya, tetapi saling terhubung dan terintegrasi.
Subsistem dalam sistem informasi manajemen bertugas untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyempurnakan data sehingga menghasilkan sebuah informasi.
4. Organisasi manajemen
Setiap usaha dan bisnis membentuk organisasi manajemen untuk mencapai tujuan dari usaha dan bisnisnya.
Fungsi dari organisasi manajemen sendiri adalah untuk mengorganisir, melaksanakan, merencanakan, dan mengontrol operasional perusahaan atau organisasi.
5. Pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan dapat diambil apabila bisnis tersebut memiliki informasi yang relevan dan dipertanggungjawabkan.
Seorang pebisnis tidak dapat mengambil keputusan dengan baik apabila tidak adanya SIM sebagai wadah untuk mengelola informasi.
Dapat dikatakan bahwa dasar pertimbangan untuk mengambil sebuah keputusan adalah menggunakan sistem informasi manajemen.
Selain itu, informasi juga harus bersifat relevan dan mengandung fakta serta tidak ada unsur rekayasa.
Jenis Laporan yang Dihasilkan
Sistem informasi manajemen digunakan untuk menyimpan data dan membuat laporan yang akan digunakan oleh profesional bisnis sebagai analisis dan membuat keputusan.
Berikut terdapat tiga jenis laporan yang dihasilkan :
1. Real-Time
Diartikan bahwa laporan tersebut dapat dimonitoring secara langsung.
Laporan jenis ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan pada informasi secara langsung serta tidak ada batasan waktu.
Contoh,seorang kepada customer service yang memonitoring lonjakan volume panggilan sehingga dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secepatnya.
Dengan laporan jenis real-time ini dapat meningkatkan produktivitas dari bisnis
2. Ad-Hoc
Laporan ini hanya dibuat satu kali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan.
Jika laporan tersebut berguna, maka anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal.
Laporan jenis ini hanya bisa digunakan sekali dan berfungsi untuk membuat laporan dalam jangka waktu yang pendek.
Di dalam sebuah bisnis dibutuhkan sistem yang dapat mengelola laporan secara cepat dan oleh sebab itu, sangat cocok untuk menggunakan ad-hoc.
3. Dijadwalkan
Laporan yang ketiga merupakan laporan yang dibuat secara berkala.
Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu.
Pemohon telah menyediakan untuk menarik dan mengatur data.
Contoh, seorang distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko berbeda dan menggunakan parameter yang berbeda.
Hal tersebut dapat meningkatkan keuntungan dari bisnis serta dapat memonitoring kondisi pasar bisnis dengan baik.
Kategori Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen dalam prosesnya menghasilkan laporan untuk manajer yang tertarik dengan tren historis perusahaan baik secara mingguan, bulanan, dan tahunan.
Informasi dalam laporan ini akan memberikan jawaban atas pertanyaan bagian manajemen tiap harinya.
Sistem informasi manajemen dikategorikan menjadi tiap ringkasan atau pokok kategori. Kategori-kategori sistem informasi manajemen diantaranya:
1. Business Intelligence System (BIS)
Kategori ini biasanya akan digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data serta informasi yang berhasil dikumpulkan.
Sistem ini mempunyai kesamaan dengan EIS, namun hanya manajer dan eksekutif tingkat bawah yang menggunakan BIS.
2. Executive Information System (EIS)
Manajemen tingkat senior lebih sering menggunakan Executive Information System (Sistem Informasi Eksekutif) untuk membantu dalam membuat keputusan untuk mempengaruhi organisasi.
Hal yang perlu dipersiapkan oleh eksekutif adalah data dengan tingkat akurasi yang tinggi dan memiliki kemampuan untuk membaca data secara tepat dan akurat.
3. Customer Relationship Management (CRM)
Customer Relationship Management menyimpan berbagai informasi mengenai pelanggan, meliputi penjualan, informasi kontak, serta peluang pendapatan yang diperoleh.
Departemen pemasaran, layanan pelanggan, business analyst, dan tim penjualan akan sering untuk menggunakan sistem CRM.
4. Sales Force Automation System (SFA)
Komponen khusus dari sistem Sales Force Automation ini mampu untuk mengotomatisasikan banyak tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan.
Komponen tersebut mencakup manajemen kontak, pelacakan, pembuatan kontak, hingga manajemen pemesanan
5. Financial Accounting System (FAS)
Untuk kategori ini dikhususkan bagi tiap departemen yang bergerak di bidang akuntansi dan keuangan.
Contoh tugas yang dilakukan adalah menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR).
6. Knowledge Management System (KMS)
Sebuah layanan pelanggan dapat memanfaatkan KMS untuk menjawab setiap pertanyaan, serta memberikan solusi dari permasalahan yang ada.
Oleh karena itu, anda dapat memanfaatkan Knowledge Management System dalam mengelola bisnis anda.
7. Marketing Information System (MkIS)
Tim pemasaran (marketing) menggunakan MkIS untuk dapat melaporkan efektivitas dari proses pemasaran yang telah dilakukan.
Selain itu, juga dimanfaatkan sebagai data yang dapat dianalisa untuk membantu marketing di masa yang akan datang.
8. Supply Chain Management System (SCM)
Contoh perusahaan yang menggunakan Supply Chain Management adalah bisnis retail dan manufaktur.
Perusahaan tersebut menggunakan scm untuk melacak aliran sumber daya, bahan dan layanan mulai awal pengembangan hingga proses pengiriman atau distribusi produk.
9. Transaction Processing System (TPS)
Point of Sale (POS) juga termasuk ke dalam TPS, dimana sistem tersebut dapat memungkinkan wisatawan dapat mencari hotel atau tempat penginapan secara cepat dan berkualitas.
Tugas seorang karyawan disini adalah menggunakan data sebaik mungkin untuk melaporkan tren penjualan secara bertahap.
10. Human Resource Management System (HRMS)
Kategori yang terakhir ini, digunakan untuk melakukan pencatatan kinerja dari karyawan, serta menyusun laporan data gaji pegawai.
Dalam hal ini, tentunya sebuah perusahaan akan membutuhkan seseorang yang ahli dalam bidang Human Resources (HR).
Contoh Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen akan menjadi lebih mudah dipahami melalui contoh. Berikut diantaranya :
1. Executive Support System (ESS)
Sistem ini akan membantu manajer berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dan bisnis.
Caranya dengan memakai bantuan dari grafik serta pendukung dari komunikasi yang lain.
2. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)
GDSS fungsinya untuk mencari solusi permasalahan untuk pengumpulan pengetahuan pada kelompok dan bukan individual.
GDSS lebih sering ada dalam bentuk kuesioner, konsultasi, serta skenario. Contoh dari GDSS adalah e-government.
3. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)
Sistem informasi ini biasanya memakai kecerdasan buatan dalam menganalisis pemecahan masalah menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang sudah diprogram kedalamnya.
Contoh dari ES dan AI adalah sistem jadwal mekanik.
4. Decision Support System (DSS)
Sistem informasi yang membantu manajer untuk mengambil keputusan dengan mengamati lingkungan dalam perusahaan.
Contoh dari DSS adalah link elektronik.
5. Informatic Management System (IMS)
IMS berfungsi mendukung spektrum tugas dalam organisasi. IMS bisa dimanfaatkan dalam menganalisis pembuatan keputusan.
Beberapa fungsi informasi dan program komputerisasi bisa disatukan dalam IMS.
6. Office Automation System (OAS)
Contoh sistem informasi berikutnya adalah OAS atau Office Automation System. Aplikasi ini berfungsi melancarkan komunikasi antara departemen perusahaan.
Caranya dengan mengintegrasi dan menggabungkan server komputer setiap user perusahaan. Contoh OAS adalah melalui email.
7. Supply Chain Management (SCM)
Manfaat yang diperoleh dari manajemen adalah mengintegrasikan data penting seperti suplai dari pemasok, produsen, hingga pengecer.
Biasanya sistem ini menjadi satu dengan sistem pembukuan perusahaan pada software akuntansi.
8. Enterprise Resource Planning (ERP)
Biasanya perusahaan besarlah yang sering menggunakan sistem informasi manajemen ERP. Tapi, sistem ini juga bisa digunakan dalam skala kecil.
ERP biasanya dipakai pada pengelolaan manajemen serta melakukan pengawasan yang terintegrasi antara unit-unit perusahaan.
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sintem ini menjadi sangat penting lantaran adanya kompleksitas tinggi dalam organisasi bisnis.
Jika informasi kurang tepat maka bisnis dimanapun tidak akan dapat mengambil langkah yang benar dalam pengambilan keputusan.
Jika keputusan yang dikumpulkan tidak relevan maka keputusanbisnis akan salah dan mengalami kerugian besar dan mengalami banyak hambatan.
Demikianlah pembahasan mengenai apa itu sistem informasi manajemen, semoga bisa membantumu dalam memahami hal ini.