Sistem Informasi

Sistem informasi atau information system berkembang karena kemampuannya dalam membantu kondisi bisnis dan organisasi, seperti:

  1. Luwes dalam menangani bermacam operasi dan mengolah sejumlah data yang besar.
  2. Menyediakan kecepatan, komunikasi akurat dan kolaborasi dengan dan di antara organisasi.
  3. Fasilitas untuk menginterpretasi, menyimpan dan mengakses hardware dan software yang sesuai serta manajemen informasi.
  4. Efektif dan efisien terkait pengujian data input.
  5. Mengotomatisasi proses bisnis dan pekerjaan manual.
  6. Memberi kepuasan kepada pemakai, karena mendapatkan manfaat.

Karena beberapa hal tersebutlah information system sangat penting bagi sebuah organisasi atau bisnis.

Nah, dalam artikel kali ini akan dibahas secara lengkap tentang sistem informasi. Berikut merupakan penjelasan lengkapnya.

Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu susunan atau berbagai objek yang teratur dari berbagai macam kegiatan atau aktivitas dan prosedur yang saling berhubungan untuk mempermudah kegiatan organisasi.

Fitz Gerald (1997:14)

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari berbagai prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

Azhar (2000:3)

“Sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apa pun baik fisik atau pun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.”

Sudirejo (2006:21)

“Sistem adalah setiap suatu yang terdiri atas berbagai objek, atau unsur, atau komponen yang berkaitan dan bertata hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga berbagai unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.”

Karakteristik / Sifat Sistem

Berikut ini merupakan karakteristik atau sifat dari suatu sistem menurut Jogiyanto (2005:12).

karakteristik sistem

1. Komponen (Components)

Masing – masing dari sistem baik itu sistem dalam skala besar atau pun dalam skala kecil tentunya mempunyai berbagai komponen atau elemen.

Komponen tersebut saling berhubungan dan bekerja sama sehingga akan menciptakan satu kesatuan fungsi dari suatu sistem.

Oleh karena itu suatu sistem bisa mencapai tujuannya.

2. Penghubung Sistem (System Interface)

Penghubung sistem disini maksudnya adalah suatu media perantara antara sub-sistem yang satu dengan sub-sistem yang lainnya.

Dengan melalui system interface ini, maka setiap sub-sistem bisa saling memberi dan menerima sumber daya.

Oleh karena itu akan terjalin kerja sama dan bisa membentuk satu kesatuan fungsi dari sistem.

3. Lingkungan Luar (Environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah semua hal yang berada di luar batas sistem. Lingkungan luar tersebut dapat juga berupa ekosistem yang dimana suatu sistem berada.

Meskipun keberadaannya di luar sistem, namun lingkungan luar bisa mempengaruhi suatu sistem.

Apabila terdapat ketidakserasian antara lingkungan luar dengan sistem, maka akan berakibat terganggu-nya fungsi dari sistem.

Sehingga harus senantiasa tercipta keharmonisan antara sistem dengan lingkungan luarnya.

4. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan suatu pembatas atau daerah pemisah antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Batasan sistem tersebut akan memberikan ruang lingkup yang jelas dari suatu sistem.

Dengan terdapatnya ruang lingkup yang jelas dari sistem, maka akan bisa dengan mudah memisahkan dan juga membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau pun dengan lingkungan luar.

5. Masukan Sistem (System Input)

Masukan sistem adalah bahan atau energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Bahan atau energi tersebut dimasukkan ke dalam sistem untuk bisa diproses oleh sistem sesuai dengan fungsinya supaya bisa menghasilkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (System Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari pemrosesan atau pengolahan dari suatu sistem. Keluaran tersebut diharapkan bisa bermanfaat sesuai dengan tujuan atau fungsi sistem.

Selain sebagai hasil akhir dari suatu sistem, keluaran tersebut juga bisa dijadikan sebagai masukan untuk sistem yang lainnya.

7. Pengolah Sistem

Pengolah sistem adalah suatu mekanisme yang dipakai untuk dapat mengubah masukan menjadi keluaran.

Pengolah ini mempunyai peranan yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan pada pengolah sistem inilah proses perubahan dan pendayagunaan masukan terjadi sehingga menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan dari sistem.

8. Sasaran dan Tujuan (goal objective)

Suatu sistem tentunya memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective). Tujuan adalah hal terakhir yang ingin diraih oleh suatu sistem.

Sedangkan sasaran adalah berbagai hal yang menjadi objek dan titik fokus untuk dapat meraih tujuan.

Suatu sistem dapat dikatakan sukses dalam menjalankan fungsinya jika berhasil mencapai sasaran dan tujuan dari sistem tersebut.

 

Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat bagai para penerimanya dan nyata, berupa nilai yang bisa dipahami dalam keputusan saat ini atau masa yang akan datang.

Azhar (2000:3)

“Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan untuk saat ini dan mendatang.”

Sudirjo (2006:21)

“Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.”

Suatu informasi supaya bisa bermanfaat, maka harus mempunyai kualitas sebagai berikut.

  1. Relevan
  2. Dapat dipercaya
  3. Lengkap
  4. Tepat waktu
  5. Mudah dipahami
  6. Dapat diuji kebenarannya

 

Pengertian Sistem Informasi

Berikut merupakan beberapa pengertian tentang sistem informasi menurut para ahli:

O’Brien

“Sistem informasi adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi atau data untuk mendukung berbagai kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi/perusahaan.”

Barry E.Cushing

“Sistem informasi adalah sebagian kumpulan dari manusia dan sumber daya modal yang ada di dalam suatu organisasi/perusahaan yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.”

Frederick H.Wu

“Sistem informasi adalah berbagai macam kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.”

George M.Scott

Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi.

Henry Lucas

“Sistem informasi adalah suatu kegiatan yang berasal dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, jika dilaksanakan akan menyediakan atau memberikan informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.”

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi dan mendukung operasi untuk organisasi atau manajemen dalam mengambil keputusan.

Dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang terorganisir.

 

Jenis – Jenis Sistem Informasi

Setiap organisasi perusahaan mempunyai sejumlah information system yang berbeda satu sama lain di mana sistem tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pemakai pada semua tingkatan.

Selain itu, sistem informasi yang dikembangkan pun tujuannya berbeda, tergantung pada kebutuhan. Berikut merupakan contohnya:

  1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system). Menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
  2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system). Menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran, riset pemasaran.
  3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system), menyediakan informasi persediaan bahan pokok, barang setengah jadi, dan barang jadi.
  4. Sistem informasi personalia (personal information system). Menyediakan informasi kepegawaian.
  5. Sistem informasi distribusi (distribution information system). Menyediakan informasi pengiriman produk.
  6. Sistem informasi pembelian (purchasing information system). Menyediakan informasi kebutuhan barang dan bahan yang harus dibeli.
  7. Sistem informasi kekayaan (treasury information system)
  8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information system), menyediakan informasi tentang calon nasabah dan nasabah.
  9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information system). Menyediakan informasi kebutuhan penelitian dan promosi karyawan.
  10. Sistem informasi teknik (engineering information system). Menyediakan informasi memenuhi kebutuhan pemeliharaan mesin dan instalasi listrik.
  11. Sistem informasi rumah sakit (hospital information system). Menyediakan informasi untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit.
  12. Sistem informasi analisis software, menyediakan informasi perangkat lunak penunjang organisasi.

Berikut merupakan beberapa jenis sistem informasi yang biasa dipakai oleh sebuah perusahaan:

1. Transaction Processing System (TPS)

TPS adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau mengumpulkan dan mengolah data transaksi suatu proses bisnis.

Salah satu dimensi TPS adalah data maintenance yang dapat terus berkembang, karena perkembangan dunia bisnis yang terus mengalami perkembangan.

Contoh dari TPS ini seperti, Airline Reservation, Bank Deposit, Customer Returns, Inventory Procurement, Order Processing dan Payroll.

2. Management Information System (MIS)

MIS adalah suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen.

MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari banyak sumber, termasuk di dalamnya transaction processing system.

Contoh dari MIS ini seperti, management reporting, material requirement planning dan salary analysis.

3. Decision Support System (DSS)

DSS adalah salah satu aplikasi sistem informasi yang menyediakan informasi-informasi pendukung pengambilan keputusan bagi penggunanya.

DSS focus pada penyediaan informasi atau data yang bermanfaat untuk mendukung suatu pengambilan keputusan. Beberapa pertimbangan yang diberikan oleh DSS yaitu:

  1. Identifikasi masalah.
  2. Identifikasi beberapa alternative solusi.
  3. Akses informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah atau pengambilan keputusan.
  4. Analisis beberapa keputusan atau variable akan mempengaruhi keputusan.
  5. Simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan.

4. Expert System

Expert system adalah perluasan dari decision support system. Yaitu suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang bertujuan untuk menduplikasi atau meniru logika seorang problem solver, manajer, professional, dan para teknisi yang menguasai pengetahuan dan keahlian di bidangnya.

Contohnya seperti, industry makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang sudah mendekati masa pensiun.

5. Office Automation and Work Group System

Office automation (OA) system mendukung semua pekerjaan yang ada pada suatu perusahaan secara luas.

Biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja.

OA system disebut juga dengan enterprise collaboration system. OA system ini digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya.

OA system berfungsi dalam word processing, electronic message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imagind and electronic documents, dan work flow management. Sistem ini dirancang baik untuk individu atau kelompok.

Personal information system ini dirancang untuk kebutuhan dan meningkatkan produktivitas individu, contohnya Microsoft’s Office.

Work group information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas dari sebuah kelompok kerja. Contohnya Microsoft’s Exchange and Outlook.

6. Executive Information System (EIS)

EIS adalah tipe sistem informasi yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen tingkat atas.

Tujuan EIS berbasis computer adalah menyediakan akses mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan strategi perusahaan bagi manajemen atas.

 

Tujuan Sistem Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas, tujuan dari sistem informasi ini adalah:

  1. Menyediakan informasi atau data yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Nah ke-3 tujuan tersebut dapat menunjukan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu mempunyai akses ke informasi yang ada dan mengetahui cara menggunakannya.

 

Manfaat Sistem Informasi

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari information system.

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Information system memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

2. Memperkenalkan Inovasi dalam Bisnis

Penggunaan ATM (Automated Teller Machine) dalam dunia perbankan adalah contoh baik dari inovasi teknologi information system. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasok-nya.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Banyak kegiatan usaha yang sudah menggunakan informasi berbasis komputer terhadap para konsumen-nya.

Dengan membuat sebuah situs web (website) dan mendaftarkan ke jaringan internet, sebuah perusahaan dapat mempromosikan usahanya, memberi informasi, dan sarana komunikasi. Sehingga dapat berinteraksi dengan konsumen tanpa harus bertatap muka.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Information system mempermudah manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan.

Karena sistem informasi manajemen menyediakan berbagai macam informasi untuk manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan.

 

Unsur Sistem Informasi

unsur sistem informasi

Information system memiliki 3 unsur atau kegiatan utama, yaitu:

  1. Menerima data sebagai masukan (input)
  2. Memproses data atau informasi dengan melakukan suatu perhitungan, penggabungan unsur data, dan juga pemutakhiran perkiraan
  3. Memproleh informasi sebagai keluaran (output)

Jika dirinci, information system adalah gabungan dari komponen-komponen berikut:

1. Blok masukan (input).

Blok tersebut mewakili data atau informasi yang masuk ke dalam information system.

Input adalah metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model.

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan juga model matematika yang akan memanipulasi data input dan juga data yang tersimpan di dalam basis data dengan cara tertentu untuk dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output).

Adalah informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi.

Adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok basis data.

Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut database management system (DBMS).

6. Blok kendali.

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan juga diterapkan untuk dapat meyakinkan bahwa beberapa hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah.

Atau apabila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 

Komponen Pembentuk Sistem Informasi Manajemen

Komponen-komponen pembentuk sistem informasi manajemen dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi dan fisiknya.

1. Secara fungsional

Adalah komponen yang berkaitan dengan teknik pengolahan, pengiriman, penyimpanan, pengumpulan data, dan juga penyajian informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, yang meliputi:

  1. Sistem administrasi dan operasional
  2. Sistem pelaporan manajemen
  3. Sistem database
  4. Sistem pencarian
  5. Manajemen data

2. Secara fisik

Adalah keseluruhan perangkat dan juga peralatan fisik yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu management information system, yang meliputi:

  1. Perangkat keras
  2. Perangkat lunak
  3. Database
  4. Prosedur pengoperasian
  5. Personalia

 

Pengendalian Informasi

Tindakan pengendalian pada dasarnya merupakan sekumpulan peraturan dan kebijakan yang sudah ditetapkan untuk keberhasilan pengendalian sistem informasi. Pendekatan yang digunakan berupa:

  1. Pengendalian teknologi informasi. Berkaitan dengan lingkungan teknologi dari pengendalian umum (seperti audit teknologi informasi) dan aplikasi seperti: mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan pengolahan data pada sistem computer.
  2. Pengendalian fisik. Berkaitan dengan cara-cara konvensional atau melakukan aplikasi prosedur manual, namun tetap memperhatikan unsur-unsur kewenangan penanganan transaksi, spesialisasi tanggung jawab, format dan penggunaan dokumen kerja, pengamanan harta kekayaan perusahaan serta independensi pemeriksaan.

 

Tujuan Pengendalian Informasi

  1. Supaya proses pelaksanaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang direncanakan.
  2. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.
  3. Supaya mencapai sasaran dan tujuan sesuai dengan rencana
  4. Menjaga asset perusahaan.

 

Tindakan Pengendalian Informasi

Secara umum, pengendalian sistem informasi dapat dilakukan dengan 3 tahap, yaitu:

1. Pengendalian preventif.

Didesain pada awal kegiatan organisasi baik pada sub-sub sistem atau keseluruhan sistem.

Pengendalian preventif harus mampu menjaga kerahasiaan dokumen sumber beserta format – format nya.

2. Pengendalian deteksi.

Jika kesalahan terjadi pada awal sistem, maka tidak terdeteksi akan dikendalikan pada tahapan ini.

Dimana akan dilakukan identifikasi kembali teknik dan prosedur yang dilakukan.

3. Pengendalian koreksi.

Adalah proses memperbaiki kesalahan-kesalahan akibat kegagalan di awal sistem atau ketika sistem berjalan.

Untuk memperbaikinya harus berhati-hati supaya sistem lain yang sedang berjalan tidak terganggu.

Akhir Kata

Demikianlah sedikit pembahasan mengenai sistem informasi. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silahkan sampaikan di kolom komentar. Terimakasih.

Tinggalkan komentar