SOP (Standar Operasional Prosedur)

SOP (Standar Operasional Prosedur) – Panduan tersebut berfungsi untuk menjalankan semua tugas dan juga fungsi yang ada pada setiap elemen atau unit perusahaan.

SOP inilah yang menjadi sebuah sistem atau panduan untuk memudahkan, menertibkan dan juga merapikan semua pekerjaan yang ada di sebuah perusahaan.

Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang SOP atau standar operasional prosedur. Berikut penjelasannya.

Daftar Isi Lihat

Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Ahli

Berikut merupakan beberapa pendapat dari para ahli yang akan memperjelas kamu untuk memahami pengertian SOP.

EPS (Employment Permit System), 2001

“SOP adalah suatu serangkaian yang berisikan instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi.”

FEMA (Federal Emergency Management Agency), 1999

“SOP adalah suatu panduan yang dapat menjelaskan secara terperinci atau mendetail bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.”

Lingappan, 2000

“SOP adalah suatu serangkaian instruksi yang dapat digunakan untuk memecahkan suatu masalah yang ada.”

Developing Standard Operating Procedure in Wildland Fire Management, 2003

“SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa saja yang diharapkan dan diisyaratkan dari seluruh karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari dalam pekerjaannya.”

Isnani (2010: 1)

“Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.”

Sailendra (2015: 11)

“Standar Operasional Prosedur adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.”

Tambunan (2013: 86)

“SOP adalah pedoman yang berisikan berbagai prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan berbagai fasilitas proses yang dilakukan oleh orang – orang di dalam organisasi yang merupakan anggota organisasi agar berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis.”

 

Unsur Standar Operasional Prosedur

Berbagai macam unsur yang terdapat dalam standar operasional prosedur ini sangat menentukan dalam efektivitas penyusunan dan penerapan SOP sendiri.

Pada saat standar operasional prosedur diabaikan dalam suatu organisasi, maka penerapan SOP tersebut tidak akan mempunyai manfaat bagi organisasi.

Berbagai unsur yang ada di dalam standar operasional prosedur ini tidak hanya bermanfaat untuk menjadi rujukan dalam penyusunan, namun bisa berguna sebagai senjata pengendali dalam pelaksanaan penyusunan SOP.

Hal tersebut bertujuan untuk melihat apakah SOP yang dibuat sudah lengkap atau belum. Dalam SOP, berbagai unsur tersebut tidak harus selalu merupakan urutan – urutan yang wajib dipenuhi secara lengkap.

Hal tersebut karena setiap penyusunan SOP memiliki kebutuhan yang berbeda dalam setiap organisasi. Terdapat beberapa unsur SOP yang dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengimplementasikan SOP, antara lain sebagai berikut.

1. Tujuan

Pada hakikatnya penyusunan standar operasional prosedur harus memiliki tujuan.

Tujuan dari penyusunan SOP harus bisa dinyatakan atau diungkapkan dengan jelas, supaya dapat menjadi landasan setiap prosedur serta langkah kegiatan yang terdapat di dalam SOP.

Termasuk juga berbagai macam keputusan yang diambil ketika melaksanakan suatu prosedur dan juga kegiatan.

2. Kebijakan

Pedoman standar operasional prosedur harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan yang terkait, yang memiliki tujuan mendukung pelaksanaan prosedur yang efisien dan efektif.

Berbagai kebijakan yang terkait dengan SOP ini bersifat detail atau spesifik untuk setiap prosedur.

3. Petunjuk Operasional

Petunjuk operasional yang dimaksud adalah bagaimana para pemakai akan membaca panduan standar operasional prosedur tersebut dengan cara yang benar.

Nah, bagian ini sangatlah penting untuk bisa menuntun para pengguna dalam memahami bentuk – bentuk tampilan serta simbol – simbol yang dipakai dalam prosedur yang bersangkutan.

Petunjuk operasional ini hanya diberikan atau disajikan di awal pedoman dan tidak disajikan secara berulang kali pada setiap prosedur.

Petunjuk operasional harus dinyatakan atau dijelaskan secara rinci atau lengkap, konsisten, dan dengan menggunakan bahasa yang jelas. Dengan begitu petunjuk operasional akan menjadi lebih bermanfaat.

4. Pihak yang Terlibat

Pihak atau fungsi yang terlibat di dalam standar operasional prosedur ini adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam proses penyusunan suatu prosedur.

Dalam pelaksanaannya, alangkah baiknya jika memakai fungsi sebagai representasi dari pihak yang terlibat, daripada memakai nama bagian atau unit, departemen atau nama jabatan dan orang yang rentan pada perubahan dan penggantian.

5. Formulir

Formulir yang dimaksud disini adalah bentuk standar dan berbagai dokumen kosong atau lazim disebut blangko atau dokumen, yang lazim dipakai dalam menjalankan suatu prosedur tertentu sebagai media yang dapat menghubungkan setiap keputusan dan kegiatan yang dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat di dalam prosedur tersebut.

Di dalam standar operasional prosedur, formulir,  adalah media validasi dan kontrol prosedur.

Hal tersebut dikarenakan keberadaan formulir di dalam suatu prosedur mempunyai fungsi sebagai sumber yang paling penting sebagai media supaya terlaksana relasi keputusan dan kegiatan antar pihak yang terlibat di dalamnya.

Dengan demikian di dalam pedoman standar operasional prosedur, dalam setiap prosedur harus dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian masing – masing formulir yang dipakai dalam prosedur yang bersangkutan.

6. Masukan

Setelah formulir yang digunakan sebagai media masukan dipersiapkan, maka kegiatan kegiatan yang ada di dalam sistem bisa dilakukan.

Hal tersebut dengan asumsi bahwa kualitas dari data sudah memenuhi semua persyaratan sesuai dengan yang dinyatakan dalam kebijakan atau syarat prosedur.

7. Proses

Proses merupakan tahapan lanjutan setelah tahapan masukan dalam suatu prosedur.

Proses bisa terdiri dari 1 atau lebih sub proses. Proses dan subproses ini adalah kegiatan yang mempunyai tujuan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

Data dan informasi mentah yang  sebagai masukan ini akan diubah menjadi informasi dan knowledge yang diperlukan oleh organisasi dalam proses pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan.

8. Laporan

Laporan yang dimaksudkan dalam standar operasional prosedur ini berbeda dengan formulir, blangko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, pada umumnya sangat detail atau spesifik dan tidak sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.

9. Validasi

Validasi merupakan suatu bagian yang penting dalam proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan yang ada di dalam organisasi.

Tujuan dari diadakannya validasi adalah untuk memastikan bahwa seluruh keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan sudah sah atau valid.

10. Kontrol

Kontrol bisa dibagi dengan berbagai cara, ada yang berdasarkan spesifikasi-nya, prosedur, kepatuhan-nya, dan lain sebagainya.

Untuk bisa mengaplikasikan standar operasional dan berbagai prosedur, maka kontrol yang diaplikasikan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.

 

Tujuan Standar Operasional Prosedur

  1. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
  2. Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
  3. Menghindari “error” dalam proses kerja.
  4. Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, in-efisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
  5. Memudahkan dalam menjalankan monitoring (pengawasan) dan juga menjalankan fungsi control dari setiap proses kerja.
  6. Menghemat waktu dalam proses training, karena dalam Standard Operating Procedure tersusun secara sistematis.

 

Fungsi Standar Operasional Prosedur

Fungsi dari standar operasional prosedur ini adalah untuk dapat mendefinisikan atau menjelaskan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan.

Yang terdapat dalam setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam sesuatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Secara rinci fungsi standar operasional prosedur antara lain:

  1. Memperlancar tugas dari petugas/pengawas atau tim/unit kerja
  2. Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan – hambatan nya dan mudah dilacak
  4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja
  5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

 

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur

Ruang lingkup Standard Operating Procedure ini meliputi seluruh proses yang terjadi dalam suatu perusahaan/organisasi baik administrasi atau tindakan langsung, baik internal atau eksternal perusahaan/organisasi yang dilaksanakan oleh setiap unit departemen.

 

Jenis – Jenis Standar Operasional Prosedur

Standard Operating Procedure ini ada beberapa jenis, berikut merupakan penjelasannya.

1. Berdasarkan Sifat Kegiatan

  • SOP Teknis

SOP teknis adalah suatu prosedur standar yang sangat terperinci dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh 1 orang pelaksana atau aparatur yang mempunyai 1 peran atau jabatan.

Setiap prosedur yang ada ini diuraikan dengan sangat detail sehingga tidak terdapat kemungkinan variasi lain. SOP ini berisikan tentang langkah-langkah rinci dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

  • SOP Administratif

SOP administratif adalah suatu prosedur standar yang mempunyai sifat umum dan tidak terperinci dari suatu kegiatan yang dilakukan lebih dari 1 orang pelaksana atau aparatur dengan lebih dari 1 peran atau jabatan.

SOP administratif mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

  1. Pelaksana atau aparatur kegiatan berjumlah banyak/ lebih dari satu atau lebih dari 1 jabatan dan bukan satu kesatuan tunggal.
  2. SOP ini berisikan tahapan-tahapan dari pelaksanaan kegiatan yang bersifat mikro atau makro yang tidak mendeskripsikan cara melakukan kegiatan.

2. Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

  • SOP Makro

SOP makro adalah SOP yang mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari suatu kegiatan tersebut. Atau bisa diartikan sebagai integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

  • SOP Mikro

SOP mikro adalah suatu bagian dari sebuah SOP makro atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro.

3. Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

  • SOP Generik (Umum)

SOP generik adalah SOP yang sifat dan juga muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan dari kegiatan yang di SOP kan atau dari pelaksanaan dan juga tahap kegiatannya. Variasi atau perbedaan dari SOP hanya dikarenakan perbedaan dari lokasi SOP itu ditetapkan.

  • SOP Spesifik (khusus)

SOP spesifik adalah SOP yang berdasarkan sifat dan juga muatan kegiatannya relative mempunyai perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, pelaksana, tahapan kegiatan, dan juga tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak bisa ditempatkan di tempat lain karena bersifat khusus.

4. Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

  • SOP Final

SOP final adalah SOP yang didasarkan pada cakupan kegiatan yang sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

  • SOP Parsial

SOP Parsial adalah standar operasional yang didasarkan pada cakupan kegiatan yang belum menghasilkan produk utama final. Sehingga kegiatan ini masih terdapat suatu rangkaian kegiatan lanjutan yang menggambarkan produk utama final.

 

Simbol – Simbol Standar Operasional Prosedur

Flowchart adalah berbagai macam jenis bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian masalah.

Tujuan dibuatnya flowchart ini adalah untuk menggambarkan suatu tahapan atau proses penyelesaian masalah dengan sederhana, terurai, rapi, dan juga jelas dengan menggunakan berbagai macam jenis simbol standar.

1. Flow Direction Symbols

Flow Direction Symbols disebut juga dengan connecting line yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lainnya. Berikut simbol yang termasuk jenis ini.

simbol arus

 

Simbol arus/flow, adalah simbol yang menyatakan jalannya arus suatu proses.

simbol communication link

 

Simbol communication link, yaitu simbol yang berfungsi menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain.

simbol connector

 

Simbol connector, adalah simbol yang berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.

simbol offline connector

 

Simbol offline connector, adalah simbol yang menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda.

2. Processing Symbols

Processing symbols ini menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses atau prosedur. Berikut simbol yang termasuk jenis ini.

simbol process

 

Simbol process, adalah simbol yang menyatakan suatu tindakan atau proses yang dilakukan oleh komputer.

simbol manual

 

Simbol manual, adalah simbol yang menyatakan suatu tindakan atau proses yang tidak dilakukan oleh komputer.

 

simbol decision

Simbol decision, adalah simbol yang menunjukan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan 2 kemungkinan jawaban: ya/tidak.

simbol predefinal process

 

Simbol predefinal process, adalah simbol yang menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.

 

simbol terminal

Simbol terminal, adalah simbol yang menyatakan permulaan atau akhir dari suatu program.

 

simbol keying operation

Simbol keying operation, adalah simbol yang menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard.

 

simbol offline storage

Simbol offline-storage, adalah simbol yang menunjukan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.

 

simbol manual input

Simbol manual input, adalah simbol yang menunjukan untuk memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.

3. Input/Output Symbols

Input/output symbols ini menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

 

simbol input output

Simbol input/output, adalah simbol yang menyatakan suatu proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya.

 

simbol punched card

Simbol punched card, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.

 

simbol magnetic tape

Simbol magnetic tape, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis.

 

simbol disk storage

Simbol disk storage, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan didisk.

 

simbol document

Simbol document, adalah simbol yang menyatakan untuk mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer).

 

Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Dalam membuat standar operasional prosedur harus memperhatikan beberapa prinsip, yaitu sebagai berikut.

1. Kemudahan dan Kejelasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Efisiensi dan Efektifitas

Adalah suatu prinsip yang wajib dimiliki dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Prosedur yang distandarkan harus yang paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas.

3. Perhatian dan Keselarasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras atau sejalan dengan prosedur-prosedur standar lainnya yang terkait.

4. Keterukuran

Adalah suatu prinsip yang sangat penting karena output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang bisa diukur pencapaian keberhasilan.

5. Dinamis

Prosedur yang distandarkan harus cepat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintah.

6. Berorientasi pada Pengguna (Pihak yang Dilayani)

Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (costumer’s need) sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7. Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku. Serta untuk memperoleh kepastian hukum maka prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pemimpin sebagai sebuah produk hukum yang ditaati dan dilaksanakan.

Sehingga dapat menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan terjadinya tuntutan hukum.

Dalam menyusun standar pelayanan perlu menerapkan beberapa hal berikut:

  1. Konsensus, adalah komitmen dari hasil kesepakatan antar pemimpin dan staf pelayanan dengan memperhatikan kepentingan pihak yang berkepentingan serta mengacu pada norma atau peraturan yang sudah ada.
  2. Sederhana, ini memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.
  3. Konkret, berarti prosedur yang distandarkan harus bisa dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai.
  4. Mudah diukur, berarti standar pelayanan yang ditetapkan bisa diukur implementasinya, baik yang teknis atau non-teknis.
  5. Terjangkau, berarti dapat dilaksanakan dengan baik dan benar oleh petugas pelayanan dan masyarakat yang mendapatkan pelayanan.
  6. Pertanggungjawaban, ini berarti hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan harus dapat dipertanggungjawabkan secara nyata kepada para pihak yang berkepentingan.
  7. Ketepatan waktu
  8. Kesinambungan, hal ini penting demi penyempurnaan secara terus menerus sesuai dengan tuntutan.

 

Bentuk / Format Standar Operasional Prosedur

Terdapat 4 jenis format Standard Operating Procedure, yaitu sebagai berikut:

1. Langkah Sederhana (Simple Steps)

Adalah bentuk SOP yang paling sederhana. Kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek, umumnya kurang dari 10 langkah.

2. Tahapan Beruntun

Format jenis ini digunakan apabila prosedur yang disusun panjang lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail. Namun hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

3. Grafik (graphic)

Format jenis ini dipilih apabila prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format jenis ini proses yang panjang tersebut akan dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek, yang hanya berisikan beberapa langkah saja.

Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi atau pemohon.

Salah satu varian dari Standard Operating Procedure berformat grafik ini adalah Standard Operating Procedure dengan format annotated picture atau gambar yang diberi keterangan.

4. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts adalah format yang biasa digunakan apabila dalam Standard Operating Procedure tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban atau alternatif jawaban seperti “ya” atau “tidak”.

 

Anatomi dan Pendokumentasian SOP

Anatomi dan pendokumentasian standar operasional prosedur memuat beberapa hal sebagai berikut.

1. Identitas Standar Operasional Prosedur

  • Halaman judul/cover : judul, instansi/satuan kerja, tahun pembuatan, informasi lain yang diperlukan/alamat instansi.
  • Lembar pengesahan dokumen Standard Operating Procedure
  • Daftar isi
  • Penjelasan singkat penggunaan

2. Uraian Standar Operasional Prosedur

  • Nama Standard Operating Procedure, nama prosedur kerja yang di Standard Operating Procedure kan
  • Satuan kerja/unit kerja
  • Nomor, nomor prosedur kerja yang di Standard Operating Procedure kan
  • Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali Standard Operating Procedure dibuat
  • Tanggal revisi, tanggal Standard Operating Procedure direvisi
  • Tanggal efektif, tanggal Standard Operating Procedure mulai diberlakukan
  • Pengesahan oleh pejabat yang berwenang
  • Dasar hukum
  • Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain
  • Peringatan
  • Kualifikasi personil
  • Peralatan dan perlengkapan

3. Flowchart

  • Nomor
  • Aktivitas
  • Pelaksana
  • Mutu baku berupa: kelengkapan, waktu, dan output
  • Keterangan


Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Langkah teknis penyusunan Standard Operating Procedure bisa diuraikan sebagai berikut:

1. Persiapan Penyusunan Standar Operasional Prosedur

  • Membentuk tim dan kelengkapannya
  • Memberikan pelatihan kepada anggota tim
  • Sosialisasi Standard Operating Procedure ke seluruh unit

2. Penilaian Kebutuhan Standar Operasional Prosedur

Adalah suatu proses awal dari penyusunan Standard Operating Procedure yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun.

Bagi organisasi yang mempunyai Standard Operating Procedure, tahapan ini adalah tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan.

Tujuan penilaian kebutuhan SOP adalah untuk mengidentifikasikan ruang lingkup, format dan jumlah Standard Operating Procedure yang diperlukan.

Aspek-aspek penilaian Standard Operating Procedure:

  • Lingkungan operasional, adalah lingkungan yang harus dipertimbangkan dalam melaksanakan tugas dan fungsi, baik internal atau eksternal.
  • Kebijakan. Kebijakan yang dimaksud adalah peraturan, seperti kebijakan perusahaan pada Standard Operating Procedure di lingkungan perusahaan.
  • Kebutuhan organisasi dan stakeholders. Penilaian disini berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan.

Langkah-langkah penilaian kebutuhan

  • Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
  • Melakukan penilaian kebutuhan
  • Membuat daftar Standard Operating Procedure yang akan disusun atau disempurnakan

3. Penyusunan Standar Operasional Prosedur

cara membuat standar operasional prosedur

  • Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif SOP

Berikut merupakan beberapa teknik pengumpulan informasi:

Teknik Brainstorming. Teknik ini dilakukan apabila tim mempunyai cukup informasi yang diperlukan dalam penyusunan Standard Operating Procedure

Teknik focus group discussion (FDG). Teknik ini dilakukan jika tim telah mempunyai informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan. Namun ingin lebih mendalami dari orang-orang yang dianggap menguasai teknis berkaitan dengan informasi tersebut.

Teknik wawancara. Teknik ini dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi scara mendalam dari seseorang key informan (orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan).

Teknik benchmark. Teknik ini dilakukan jika tim memandang bahwa terdapat unit kerja atau satuan organisasi sejenis sudah mempunyai Standard Operating Procedure, hal tersebut dapat dijadikan contoh untuk pengembangan Standard Operating Procedure.

Teknik survey. Teknik ini dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari sebagian besar orang yang terkait dengan Standard Operating Procedure, yang dipilih secara acak (responden).

Telaah dokumen. Teknik ini dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.

  • Analisis dan Pemilihan Alternatif

Dalam melakukan analisis alternative dapat mengacu pada prinsip-prinsip penyusunan Standard Operating Procedure

  • Penulisan SOP

a. Jenis Standard Operating Procedure,

b. Format Standard Operating Procedure,

c. Prinsip-prinsip penyusunan Standard Operating Procedure,

d. Anatomi dan pendokumentasian Standard Operating Procedure,

e. Tingkatan kerincian atau detail,

f. Beberapa kriteria untuk melihat tingkat kerincian Standard Operating Procedure:

  • Sejauh mana pimpinan organisasi atau unit kerja menghendaki tingkat ketelitian Standard Operating Procedure yang akan disusun.
  • Sejauh mana peraturan perundang-undangan/kebijakan pemerintah yang menjadi acuan dalam penyusunan Standard Operating Procedure.
  • Sejauh mana tuntutan penyusunan Standard Operating Procedure bagi suatu unit kerja yang terkait.
  • Sejauh mana dukungan sumber daya dari unit kerja.
  • Sejauh mana Standard Operating Procedure memiliki arti penting dalam penyelesaian suatu aktivitas.
  • Sejauh mana prosedur perlu dijabarkan dalam sub tahapan.
  • Sejauh mana setiap tahapan memerlukan pengambilan keputusan.

g. Monitoring,

Organisasi atau perusahaan harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa Standard Operating Procedure sudah dilaksanakan dengan baik.

Tujuannya supaya setiap pelaksana bisa bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan Standard Operating Procedure yang berlaku.

  • Pengujian dan review SOP

Langkah – langkah yang dilakukan untuk pengujian dan review Standard Operating Procedure adalah sebagai berikut.

a. Rancangan. Untuk dapat mengetahui pandangan Standard Operating Procedure yang sudah selesai disusun, lebih lanjut rancangan disampaikan kepada pejabat/pegawai terkait.

Hal tersebut untuk mendapatkan masukan. Pada tahapan ini, memadukan visi dan misi pimpinan serta kemampuan sumber daya internal unit kerja.

b. Simulasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana Standard Operating Procedure dapat diterapkan dalam praktik oleh pejabat terkait seperti

  • Kelemahan Standard Operating Procedure untuk disempurnakan
  • Kekurang lengkapan Standard Operating Procedure untuk dilengkapi
  • Kelebihan prosedur dalam Standard Operating Procedure untuk dikurangi

c. Penyempurnaan. Data pada tahap simulasi adalah masukan bagi tim untuk menyempurnakan, melengkapi, menambah atau mengurangi prosedur SOP.

Jika Standard Operating Procedure sudah sempurna, maka akan dilakukan persiapan uji coba.

d. Persiapan uji coba. Hal tersebut meliputi:

  • Penataan sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan Standard Operating Procedure pada unit kerja terkait.
  • Kesiapan pejabat pada unit kerja terkait.
  • Distribusi tugas serta tanggung jawab pejabat.

e. Uji coba. Tujuannya adalah untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas SOP dalam praktik penerapan-nya. Temuan hasil uji coba menjadi bahan penyempurnaan Standard Operating Procedure yang sudah disusun.

f. Review. Proses ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil uji coba penerapan-nya dalam praktik, selanjutnya dijadikan masukan bagi tim untuk menyempurnakan Standard Operating Procedure.

  • Pengesahan Standar Operasional Prosedur

Pengesahan Standard Operating Procedure ini dilakukan oleh pejabat yang memiliki wewenang dalam penetapan Standard Operating Procedure.

Akhir Kata

Demikianlah sedikit pembahasan tentang standar operasional prosedur. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silahkan tuliskan di kolom komentar. Terimakasih

4 pemikiran pada “SOP (Standar Operasional Prosedur)”

Tinggalkan komentar